(από τον Biagino Costanzo, Διευθυντή εταιρείας και συνεργάτη Aidr) Συμμόρφωση… αυτό άγνωστο!
Πολλοί ορισμοί συνοδεύτηκαν στο τέλος. Όποιος την έχει εφαρμόσει στη λειτουργική διαχείριση μιας εταιρείας, είτε είναι μικρή, μεσαία ή μεγάλη, γνωρίζει ότι η Συμμόρφωση είναι μία από τις λίγες αποτελεσματικές μεθόδους για την παραγγελία στο μοντέλο διαχείρισης και στον δημόσιο και ιδιωτικό οργανισμό επιχειρήσεων.
Η συμμόρφωση, από εταιρική άποψη, μπορεί να οριστεί ως το σύνολο των οργανωτικών διαδικασιών που διέπουν όλες τις δραστηριότητες όσον αφορά διαδικασίες, πρότυπα, βέλτιστες πρακτικές, νομικές διατάξεις και κώδικες συμπεριφοράς.
Τα τελευταία χρόνια, οι έλεγχοι από τις εθνικές και διεθνείς αρχές σχετικά με τη συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς έχουν αυξηθεί εκθετικά και η έλλειψη τήρησης των ορθών οργανωτικών πρακτικών και της συμβατικής συμμόρφωσης μπορεί να εκθέσει την εταιρεία σε κυρώσεις κινδύνων, μέτρα επιχειρησιακού χαρακτήρα (όπως για παράδειγμα η διακοπή των δραστηριοτήτων) και, τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, η φήμη και η ζημιά της εικόνας προς τους πελάτες, τους συνεργάτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Τα ζητήματα με τη μεγαλύτερη επίδραση από διαδικαστική και οργανωτική άποψη που εμπίπτουν στην επιχειρησιακή περίμετρο της λειτουργίας συμμόρφωσης είναι:
- Το ιταλικό Σύνταγμα
- Εταιρική διακυβέρνηση
- Νομοθετικό διάταγμα 231/01 σχετικά με τη διοικητική ευθύνη νομικών προσώπων και ενώσεων
- Νομοθετικό διάταγμα 81/2008 σχετικά με την ασφάλεια στο χώρο εργασίας
- Διαχείριση κινδύνου
- Απόρρητο και προστασία προσωπικών δεδομένων
- Ασφάλεια πληροφοριών
- Διαδικασίες ελέγχου - Εσωτερικοί και εξωτερικοί έλεγχοι
- Εθνικές και διεθνείς πιστοποιήσεις - Έλεγχος συστημάτων διαχείρισης
- Διαχείριση επιχειρησιακής συνέχειας
- Κατά της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες
- Ηθικός κώδικας
Είναι εύκολο να καταλάβουμε ότι το πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί η Συμμόρφωση περιλαμβάνει εταιρική ηθική, συμμόρφωση με κανονισμούς, διαχείριση κινδύνων, αξιοπιστία και επιτυχία της ίδιας της εταιρείας.
Ο εγκάρσιος χαρακτήρας των θεμάτων που εξετάζονται καθιστά την παρουσία αυτής της λειτουργίας απαραίτητη ως υποστήριξη των επιχειρήσεων και είναι απαραίτητη για την ευθυγράμμιση της επιχείρησης με τη νομοθεσία, ορίζοντας την περίμετρο και τις μεθόδους μέσα στις οποίες η επιχείρηση - όποια και αν είναι - μπορεί να είναι επιτυχημένη.
Είναι σημαντικό να θεωρηθεί η Συμμόρφωση ως πρωταρχικό πλεονέκτημα ως αναπόσπαστο μέρος της εταιρικής κουλτούρας και πολιτικής: αυτό είναι εφικτό μέσω της εφαρμογής διαρκούς διαλόγου και ροής πληροφοριών μεταξύ των διαφόρων οργανωτικών λειτουργιών.
Επιπλέον, η παρουσία μιας δομημένης και αποτελεσματικής λειτουργίας Συμμόρφωσης είναι η επίσημη έκφραση της Διοίκησης σχετικά με τη νομιμότητα και τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν.
Από πρακτική άποψη, για την ικανοποίηση των αναγκών συμμόρφωσης, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν όλα τα εργαλεία που σας επιτρέπουν να σέβεστε τους κανόνες του παιχνιδιού, προκαλώντας ένα είδος δεξιοτήτων στην τήρηση των βέλτιστων πρακτικών, καθιστώντας έτσι την εταιρεία ανταγωνιστική στην αγορά.
Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τη Συμμόρφωση είναι, επομένως, μια εις βάθος ανάλυση κινδύνου, η προσεκτική μελέτη των κρίσιμων ζητημάτων για την εφαρμογή συγκεκριμένης πρόληψης, η υιοθέτηση πολιτικών και διαδικασιών για την αντιμετώπιση τυχόν δράσεων μετριασμού του ίδιου του κινδύνου, ο ορισμός της ευθύνης και ο χρόνος , εκπαίδευση προσωπικού και επιλογή για συνεχή βελτίωση ως καθημερινή διαδικασία.
Οι μακροοικονομικοί κίνδυνοι της μη συμμόρφωσης
Το όφελος της εταιρικής συμμόρφωσης ή της ανταγωνιστικότητάς του δεν είναι ποσοτικά προφανές. Ωστόσο, μπορεί να ειπωθεί το αντίθετο: όταν συμβαίνει μη συμμόρφωση, οι συνέπειες είναι καταστροφικές.
Μόλις αυτές τις μέρες, από τις 27 έως τις 30 Νοεμβρίου, το Παγκόσμιο Φόρουμ Προστασίας ™ (WPF) πραγματοποιήθηκε στο θέατρο Ariston στο Σαν Ρέμο, το πρώτο, έγκυρο, εξειδικευμένο μόνιμο φόρουμ αφιερωμένο στην προστασία του ανθρώπου σε όλες τις πτυχές του και το οποίο έχει είδα την αριστοκρατική συμμετοχή έμπειρων καλεσμένων σε εθνικό και διεθνές επίπεδο Από την ιδέα των ιδρυτών του πρώτου Οργανισμού Αξιολόγησης Κινδύνων στον κόσμο, το Παγκόσμιο Φόρουμ Προστασίας ™ (WPF) στοχεύει να εμβαθύνει την «επιστήμη του κινδύνου» και να διαδώσει σε παγκόσμια κλίμακα τις ανακαλύψεις στον τομέα του Κινδύνου Προστασία για ανθρώπους, εταιρείες και οργανισμούς.
Είναι καλό να αναλύετε μερικούς από τους μακροοικονομικούς κινδύνους στους οποίους εκτίθεται ένας οργανισμός όταν επιλέγει να μην ενδιαφέρεται για συμμόρφωση.
Επιβολή κυρώσεων
Οι κυρώσεις για μη συμμόρφωση λόγω μη συμμόρφωσης μπορούν να έχουν διοικητικό ή ποινικό χαρακτήρα: το νομοθετικό διάταγμα 231/01 εισήγαγε στο νομικό σύστημα μια μορφή διοικητικής ευθύνης (η οποία, στην πραγματικότητα, είναι ποινική) κατά εταιρειών και ενώσεων με νομική προσωπικότητα, για παράνομες δραστηριότητες που προέρχονται από εγκλήματα που διαπράττονται από φυσικά πρόσωπα που λειτουργούν στο όνομα και για λογαριασμό αυτών
Είναι προβλέψιμο ότι, σε αυτήν την περίπτωση, οι οργανισμοί θα κληθούν να απαντήσουν σε ατομικές και συλλογικές συμπεριφορές που συνιστούν παράνομη.
Το χρονικό παρουσιάζει δελτία, σήμερα καθημερινά, μικρών, μεσαίων και μεγάλων εταιρειών που έχουν επιλέξει το παράνομο ως πολιτιστικό ίδρυμα και οι επακόλουθες ζημιές αφορούν, όχι μόνο τις εταιρείες που εμπλέκονται άμεσα, αλλά, δυστυχώς, στις χειρότερες περιπτώσεις, επίσης τους χρήστες ή τους συνεργάτες του ίδιου.
Υπάρχουν αμέτρητες περιπτώσεις στις οποίες η μη συμμόρφωση που συνδέεται με την ασφάλεια στο χώρο εργασίας έχει προκαλέσει απίστευτη ζημιά στους εργαζόμενους και τις οικογένειες.
Η άβολη πραγματικότητα της αδήλωτης εργασίας, στην οποία μιλάμε για μη συμμόρφωση είναι ευφημισμός, μας οδηγεί κατευθείαν στο επόμενο επίπεδο, δηλαδή το «χωρίς συμβόλαιο» που προδίδει το πρώτο και πιο βαθύ από τα θέματα που σχετίζονται με τη Συμμόρφωση: τα Ιταλικά Σύνταγμα.
Πιο πρόσφατα, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, είναι οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την επεξεργασία δεδομένων.
Το δικαίωμα στην προστασία των προσωπικών δεδομένων, σε συνδυασμό με άλλα θεμελιώδη - πρώτα απ 'όλα, στην πραγματικότητα, η διαφάνεια - έχει σημαντικό αντίκτυπο σε οργανωτικούς και επίσης όρους πληροφορικής: η αυξανόμενη διαδικασία της εταιρικής ψηφιακοποίησης δεν είναι αμελητέα όσον αφορά τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς στον τομέα της ιδιωτικής ζωής, της ασφάλειας δεδομένων και πληροφοριών.
Ο GDPR καθορίζει σαφώς τους κανόνες και οι κυρώσεις για τη μη συμμόρφωση με αυτούς μπορεί να είναι οικονομικού χαρακτήρα (και να φτάσουν έως και 20 εκατομμύρια ευρώ ή έως και 4% του συνολικού ετήσιου κύκλου εργασιών) ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, να προβλέπουν τη φυλάκιση διαχειριστές (όπως συμβαίνει, για παράδειγμα, με την παράνομη απόκτηση προσωπικών δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία μεγάλης κλίμακας). Επομένως, σε αυτήν την ιστορική στιγμή, αποκτά ιδιαίτερη σημασία και αξίζει ιδιαίτερη προσοχή.
Λειτουργικοί-στρατηγικοί κίνδυνοι
Ένας όρος μη συμμόρφωσης μπορεί να επηρεάσει τις βασικές δραστηριότητες και τις δραστηριότητες μιας εταιρείας.
Η ανάγκη συνεχούς προσαρμογής στις απαιτήσεις του νόμου σχετικά με τη λειτουργική αποδοτικότητα και τις μεθόδους παραγωγής αντιπροσωπεύει μια οικονομική και οργανωτική προσπάθεια που είναι σίγουρα σημαντική για τα υψηλότερα επίπεδα οργανισμών, αλλά το μειονέκτημα μπορεί να περιλαμβάνει το κλείσιμο ή την αναστολή συγκεκριμένων δραστηριοτήτων ή / και επιχειρηματικές γραμμές.
Η έλλειψη εσωτερικών ελέγχων μπορεί επίσης να θεωρηθεί θανατηφόρος από στρατηγική άποψη, υπονομεύοντας τη δυνατότητα, για παράδειγμα, της υλοποίησης εταιρικών εταιρειών ανάπτυξης, πώλησης ή εξαγοράς με μη αναστρέψιμο τρόπο.
Οικονομικοί κίνδυνοι
Έχουμε ήδη αναφέρει την οικονομική ζημία που απορρέει από την επιβολή κυρώσεων από τις αρχές και από την επιλογή να μην ρυθμιστεί η επιχείρηση κάποιου.
Σε αυτά, πρέπει να προσθέσουμε το υπερβολικό κόστος της εφαρμογής των διορθωτικών ενεργειών που είναι απαραίτητες για να συμμορφωθούμε με τις μη συμμορφώσεις που εντοπίστηκαν από τρίτα μέρη: σε αυτήν την περίπτωση, πολύ συχνά, αντιμετωπίζουμε σημαντικές ποσότητες και χρονοδιάγραμμα.
Αυτό το τελευταίο στοιχείο ελέγχεται εύκολα επιλέγοντας τη συνεχή βελτίωση ως εταιρική φιλοσοφία.
Μετά την κατάσταση έκτακτης ανάγκης λόγω του Covid-19, από μια πρώτη εκτίμηση του τρέχοντος αντίκτυπου του coronavirus σε σχέση με την αξία του εμπορικού σήματος που ορίστηκε την 1η Ιανουαρίου 2020, προκύπτει ότι οι 500 κύριες μάρκες στον κόσμο θα μπορούσαν ακόμη και να χάσουν έως και 1 τρισεκατομμύριο ευρώ, δηλαδή ένα δισεκατομμύριο δισεκατομμύρια, αξίας που προέρχεται από την εικόνα και τη φήμη (πηγή Markup). Από τη νέα κατάταξη των 100 κύριων ευρωπαϊκών εμπορικών σημάτων, ταξινομημένων κατά αξία που προέρχεται από την εικόνα και τη φήμη, προκύπτει ότι ο συνολικός αρνητικός αντίκτυπος στην αξία του εμπορικού σήματος ήταν μόνο 13%, ενώ οι ίδιες μάρκες έχουν χάσει περίπου το 25% της επιχειρηματικής αξίας.
Εταιρικοί κίνδυνοι
Ο πιο σωστός ορισμός της εταιρικής φήμης συνδέεται αυστηρά με τις προσδοκίες, τις αντιλήψεις και τις απόψεις σχετικά με τις ενέργειες ενός οργανισμού που καθορίζει τη γενική ελκυστικότητά του στα μάτια των συνομιλητών του (υπαλλήλους, πελάτες, προμηθευτές, επενδυτές κ.λπ.).
Η φήμη πρέπει να θεωρείται το πιο σημαντικό άυλο περιουσιακό στοιχείο για τον οργανισμό: είναι εγγενώς ο θεματοφύλακας της ιστορίας της εταιρείας και είναι ο αδιάφορος κριτής των επιλογών και της διαχειριστικής προσέγγισης στην αγορά. Ακριβώς για αυτόν τον λόγο πρέπει να προστατεύεται.
Η συμμόρφωση διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στην εδραίωση της εταιρικής εικόνας και στη διασφάλιση της απαραίτητης διαφάνειας και αξιοπιστίας για την αύξηση της ανταγωνιστικότητάς της μεσοπρόθεσμα έως μακροπρόθεσμα.
Όταν μια εταιρεία είναι πιστοποιημένη, για παράδειγμα, παρουσιάζεται στην αγορά με καλύτερη εικόνα.
Η αποτελεσματικότητα της δομής συμμόρφωσης δίνει μια ποσοτική εκτίμηση της σοβαρότητας και της ικανότητας μιας εταιρείας και ενισχύει την αξία της. Η συμμόρφωση σημαίνει επίσης κοινωνική ευθύνη.
Από μια έρευνα "Η κατάσταση της εταιρικής φήμης το 2020: Όλα έχουν σημασία τώρα", που διεξήχθη από τον Weber Shandwick, ένα γραφείο επικοινωνίας και μάρκετινγκ, σε συνεργασία με την KRC Research, προκύπτει ότι κατά μέσο όρο, οι διαχειριστές σε όλο τον κόσμο αποδίδουν το 63% της αγοράς αξία της εταιρείας στη φήμη. Η έρευνα, που διεξήχθη στο Διαδίκτυο από τον Weber Shandwick, στοχεύει 2.227 στελέχη από όλο τον κόσμο και από μεγάλες εταιρείες με έσοδα, που λειτουργούν σε 22 διαφορετικές αγορές. Εκτός από τη φήμη, η έρευνα εξέτασε επίσης τον πολιτισμό, τον ακτιβισμό των εργαζομένων, τις κρίσεις και τους κινδύνους.
Είναι επομένως προφανής μια άμεση αναλογικότητα μεταξύ του σεβασμού των κανόνων, της αξιοπιστίας και της επιτυχίας ενός οργανισμού. Η συμμόρφωση σχετίζεται βαθιά με την απόδοση της εταιρείας, είτε είναι οικονομική, στρατηγική και σήμερα επίσης ψηφιακή.
Στην πραγματικότητα, το όλο και πιο πιεστικό, δίκαιο και απαραίτητο αίτημα για μια μαζική διάδοση της ψηφιακής τεχνολογίας στην εθνική επικράτεια και σε όλες τις εργασιακές δραστηριότητες, η οποία έχει αυξηθεί με την τρέχουσα κατάσταση έκτακτης ανάγκης για την υγεία (από έξυπνη εργασία, σε DAD, σε διαδικτυακά σεμινάρια, σε τηλεδιάσκεψη ), οδηγεί σε αυτήν την ικανότητα να προστατεύει την ποιότητα των υπηρεσιών και κατά συνέπεια να αποφεύγει ότι το ψηφιακό μπορεί επίσης να γίνει ένα τεράστιο λιβάδι χάκερ, από μίσους που πλημμυρίζουν τα συστήματα με σκουπίδια στον κυβερνοχώρο, με την επακόλουθη μείωση της φήμης. Για να μην αναφέρουμε τις πολλές επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, οι οποίες θέτουν σε κίνδυνο το ίδιο το σύστημα στο σύνολό του, με τους σχετικούς κινδύνους ζημιών σε δημόσιες και ιδιωτικές υποδομές, κλοπή βιομηχανικών μυστικών, ευαίσθητα δεδομένα ή απλά, αλλά όχι λιγότερο σοβαρά, ιδιωτικότητα.
Η επιλογή της συμμόρφωσης με το νόμο πάντα και σε κάθε περίπτωση μειώνει δραστικά τους λειτουργικούς, φημισμένους και συνεπώς οικονομικούς κινδύνους και είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη και ανάπτυξη μιας εταιρείας ή οργανισμού.
Επομένως, η συμμόρφωση είναι η μέθοδος "THE". Από την άλλη πλευρά, ο όρος προέρχεται από την αρχαία ελληνική και ακριβώς από την ένωση των λέξεων "μετα" (προς την κατεύθυνση, σε αναζήτηση ...) και "òdos" (τρόπος, δρόμος). Η υιοθέτηση μιας μεθόδου συνεπώς σημαίνει την επιλογή μιας διαδρομής και την ακολουθία της.
Η μεταφορά είναι ξεκάθαρη, ισχυρή και πολύ σύγχρονη, στο χάρτη των καθημερινών προβλημάτων ψάχνουμε όλοι για ένα μονοπάτι που μας οδηγεί σε λύσεις. Ο καθένας έχει τη δική του μέθοδο, αλλά η πραγματική πρόκληση είναι να επιλέξει μια υγιή, έγκυρη και ασφαλή.