Entrevista con Vincenzo Pensa Jefe de Transición Digital - Departamento de Sistemas de Información e Innovación Aci
El período de emergencia impuesto por COVID-19 está demostrando ser una fuerza impulsora de la transformación digital, acelerando los procesos ya en marcha. Sin embargo, este fuerte impulso corre el riesgo de aumentar paradójicamente la brecha entre quienes habían iniciado un proyecto y quienes realmente se vieron obligados a cambiar su modus operandi, sin una estrategia clara. El trabajo inteligente es un ejemplo de esto. El trabajo remoto es ahora una realidad para todos. Pero, ¿cómo lo están afrontando realmente las empresas? El Observatorio para la Digitalización del Medio Ambiente y Energía Aidr entrevista a Vincenzo Pensa, miembro honorario de Aidr, Jefe de Transición Digital - Sistemas de Información y Gestión de la Innovación del Automóvil Club de Italia.
P: ¿el trabajo inteligente es una emergencia o una realidad?
R: El trabajo inteligente en Aci no está relacionado con la emergencia de Covid. De hecho, se puso en marcha de forma experimental el 1 de julio de 2018 para los empleados de la casa matriz, como parte de un proyecto estratégico bienal de diseño, planificación y análisis de todos los activos implicados (organizativos, tecnológicos, de seguridad, contractuales) e incluidos en el Plan de transición digital de ICA. El proyecto se completó gradualmente con más pasos, saliendo de la fase experimental y alcanzando la plena capacidad para la mayor parte del personal ya en 2019. Solo gracias a esta importante actividad de planificación estratégica y diseño, tras la proclamación del estado de emergencia sanitaria, ACI pudo permitir inmediatamente a 3000 empleados realizar sus actividades en modo inteligente. El cambio del sistema de trabajo tradicional al trabajo inteligente fue sencillo e inmediato porque estábamos preparados a nivel organizativo y tecnológico y el personal ya estaba formado en el tema.
D: Muchas veces en nuestro país la digitalización todavía se entiende única y exclusivamente desde el punto de vista de las tecnologías utilizadas. El alcance de la digitalización va más allá, ¿qué opinas?
R: es cierto, desafortunadamente a menudo falta una descripción general. En Aci, por ejemplo, cuando introdujimos el trabajo inteligente lo hicimos dentro de un proyecto mayor, que involucraba procesos y actividades laborales desde una perspectiva digital (firma digital, documentos digitales, protocolos informáticos) y al mismo tiempo apuntamos en la formación del personal, aspecto fundamental para el desarrollo de competencias digitales.
D: la tecnología suele ser la gran ausente durante el trabajo inteligente. Trabaja desde casa utilizando medios inadecuados, con los riesgos derivados del uso del PC.
R: es un aspecto a tener en cuenta. Debido a la emergencia vinculada al COVID-19, para poder habilitar a una cantidad tan grande de personas en poco tiempo, hemos permitido que los empleados utilicen dispositivos tecnológicos personales para trabajar, en lógica BYOD. Para aquellos que no estaban equipados con VPN, hemos garantizado el uso de una plataforma de virtualización de aplicaciones, que permite a los usuarios interactuar con los sistemas iniciando sesión con sus credenciales y su perfil de usuario en las aplicaciones para las que han sido habilitadas.
Además, con el aporte de la Dirección de Recursos Humanos, se iniciaron negociaciones y discusiones sindicales con el objetivo de proteger a los empleados y garantizar los estándares laborales vigentes para la Entidad. A nivel tecnológico, se ha elaborado una infraestructura de software habilitante: desde sistemas de colaboración social (google workspace) hasta sistemas capaces de garantizar accesibilidad y seguridad informática (VPN) y sistemas de empresa social para la gestión de proyectos, tareas y el seguimiento relacionado, hasta el replanteamiento de la tecnología del espacio de trabajo con sistemas wifi, extendiéndose progresivamente a todas las oficinas, impresión inteligente y sistemas de videoconferencia.
P: ¿Invertir en formación es una necesidad o una oportunidad?
R: Yo diría que ambos. Lo digital requiere una actualización constante, pero la formación puede representar un momento de crecimiento personal y grupal de trabajo. Durante el bloqueo, mejoramos los momentos de entrenamiento, gracias al uso del modo e-learning. Además de los cursos para consolidar conocimientos y habilidades, también hemos incluido sesiones de formación sobre temas igualmente importantes: como la resiliencia y el manejo del estrés en una emergencia. La formación demostró ser un medio para mantener el contacto con los empleados, mitigando la sensación de aislamiento.
D: hay quienes vinculan el trabajo inteligente con la emergencia, quienes señalan el camino del trabajo ágil como necesario para el futuro. ¿Qué piensas?
R: La introducción del Smart Working ha permitido concienciar a los empleados sobre una nueva forma de trabajar y en general se ha apreciado mucho la flexibilidad ya que permite conciliar mejor los horarios laborales con los privados.
Los principales beneficios encontrados por el Personal se pueden resumir principalmente como sigue:
● Mayor disponibilidad de tiempo libre;
● Mayor concentración;
● Ahorro económico;
● Mayor responsabilidad y autonomía.
Además, los empleados de ACI apreciaron inmediatamente el ahorro de tiempo derivado de la digitalización de muchas actividades (por ejemplo, impresión, archivo) y evaluaron positivamente la posibilidad de dedicarse a actividades de mayor valor agregado (por ejemplo, asistencia / asesoramiento a ciudadanos y agencias). de prácticas automotrices, relaciones con otros Organismos / PPAA, interpretación legislativa, propuestas con fuerte contenido innovador) con una recuperación neta de la eficiencia productiva, reducción de tiempos y mayor seguridad. El Smart Working ha supuesto, por tanto, una mayor profesionalización y crecimiento del personal, con un aumento de la satisfacción medida a través de los cuestionarios relacionados con el bienestar organizacional elaborados anualmente por la Administración.
Sin embargo, la naturaleza excepcional del período de emergencia sanitaria también nos mostró el lado oscuro del trabajo inteligente. En algunos casos se encontró una sobrecarga de trabajo y una extensión excesiva de la jornada laboral. A veces, en la fase de emergencia, se hizo más uso del trabajo remoto que del trabajo inteligente tout court.
Los ciudadanos de los automovilistas que recurren a ACI expresaron de inmediato un gran agradecimiento por los servicios digitales que han estado presentes durante algún tiempo tanto en la web como en las plataformas móviles.
Además, se agradeció mucho la nueva forma de presentar determinadas prácticas relativas al Registro Público de Automóviles (PRA) mediante correo electrónico certificado para evitar o al menos reducir la concurrencia en los mostradores físicos de las Oficinas Territoriales.
Por último, cabe señalar que en la actualidad se utilizan mucho los servicios online disponibles en el sitio web Aci.it, en la aplicación ACI Space y en nuestra nueva plataforma Auto3D. Para dar algunos números, en septiembre de 2020 llegamos a:
● 1 millón de descargas de nuestra aplicación ACI Space desde su activación;
● aproximadamente 14 millones de accesos al sitio aci.it para información y servicios desde principios de año;
● más de 2 millones de registros en canales digitales desde 2016;
● alrededor de 220.000 para Auto3D desde julio pasado;
● 185.000 usuarios activos en el servicio Alert Us (desde que se lanzó el servicio en 2016) que informa a la ciudadanía de eventos jurídico-administrativos en sus vehículos.
D: La difusión de la cultura digital, su significación revolucionaria en términos de beneficios para el trabajo y la calidad de vida del hombre, que la asociación Aidr impulsa desde hace años, es hoy más necesaria que nunca.
Respuesta: es verdad. Desde hace algún tiempo como Digital Transition Manager de ACI, me encargo de difundir la cultura de transformación digital dentro de esta AP según las líneas de acción definidas por el Plan Trienal de la Agencia para la Italia Digital. En ACI este objetivo se concreta a través de la organización de eventos de formación e información monotemáticos y transversales para explicar que la innovación no la realiza una sola persona, sino toda la empresa.
Esta estrategia y este enfoque nos han llevado a lograr avances significativos en cuanto a plataformas y servicios digitales a disposición de los ciudadanos y los propios empleados.
De hecho, tenemos en cuenta que antes de ser empleados de una AP somos ciudadanos. Como tal, aborrecemos una administración pública ineficiente y apreciamos los servicios digitales rápidos y de costo cero. La AP debe escuchar las necesidades del ciudadano, interpretar sus necesidades no expresadas y producir soluciones y servicios adaptados a las necesidades identificadas.
Con esto en mente, creo que es rentable organizar, también en colaboración con ACI, encuentros de formación e información para promover la difusión de la cultura digital y contar las experiencias de las distintas administraciones públicas, sus vivencias y las soluciones adoptadas en beneficio del ciudadano. Este es el enfoque que recomiendo.