(Giovanni Mazzucato, ראש פרויקט של Axiante)
בשנים האחרונות, תפקידו של מנהל הכספים (CFO) השתנה באופן עמוק. הדימוי של סמנכ"ל הכספים של החברה כמחטט מספרים בלבד, המנותק מהניואנסים של חטיבות הפעלה, רחוק מהמציאות של מימון תאגידי מודרני כמו פנקסי נייר, מחשבונים מכניים וכרטיסי ניקוב.
משימות היסטוריות של פונקציית הכספים, כגון ספרים ורישומים, דיווח כספי ועמידה ברגולציה, ממשיכות להיות חשובות, אך נחשבות כעת ל"משימות ליבה" של סמנכ"ל הכספים. בעבר מוגבל להפקת נתונים פיננסיים היסטוריים ומתן דוחות שגרתיים, כיום מנהל הכספים מנחה את כיוון והצלחת הארגון בו הוא עובד, תוך שימוש בידע ובהבנת מצבה הפיננסי של החברה.
עם צמיחת הקפדנות הרגולטורית וסערת השוק, התרחבו למעשה תפקידיו של סמנכ"ל הכספים עד כדי כך שדמותו הייתה מכרעת בזיהוי והפחתת סכנות שעלולות לפגוע ביציבות ובמוניטין של החברה. אחריות מורחבת זו סללה את הדרך לשיתוף פעולה הדוק יותר עם מחלקות אחרות והצריכה שליטה מוחלטת באחד המרכיבים הבסיסיים העומדים בבסיס תפקידו של סמנכ"ל הכספים: איחוד פיננסי.
כדי למקסם את יעילות התהליך, סמנכ"ל הכספים חייב להצטייד בטכנולוגיה הנכונה, להבטיח את הדיוק והתאימות של הדוחות הכספיים, ולספק תובנות לתמיכה ביעדים עסקיים אסטרטגיים. במילים אחרות, הוא נקרא להגדיר אסטרטגיה פיננסית, שניתן לסכם אותה בהתאם לשבעה כללי זהב.
1. תקן נתונים ברחבי הארגון
מכשול נפוץ באיחוד פיננסי הוא ניהול נתונים בפורמטים, מטבעות ומדיניות חשבונאית שונים. סטנדרטיזציה של אלמנטים אלו מבטיחה שתהליך האיחוד יהיה חלק ומדויק. אם שמירה על ההבדלים ביחס לתקן הקבוצתי אינה יקרה במיוחד, עדיין יש צורך לנהל את ההבדלים על ידי מיפוי תדיר כדי למנוע טעויות בתהליך האיחוד הפיננסי, הניהולי או הסטטוטורי החודשי.
2. אימוץ תוכנות קונסולידציה פיננסיות בוגרות
ניהול איחוד פיננסי באמצעות גיליונות אלקטרוניים או מערכות מדור קודם הוא כיום זיכרון רחוק ברוב העסקים. התוכנה הנוכחית מסוגלת ליירט מיפויים חסרים בין חשבונות מקומיים וחשבונות קבוצתיים, לנהל אוטומטית המרות מטבעות, להציע מחדש תנועות יומן רקורסיביות והתאמות איחוד, מה שמפשט את התהליך כולו. מעקב אחר התקדמות התורמים מאפשר גם לסמנכ"ל הכספים לפקוח עין על המצב ולהיות מסוגל לנקוט בפעולות מתקנות במידת הצורך.
3. שפר את ההתאמה בין חברות
עסקאות בין-חברות יכולות לסבך את תהליך האיחוד, ולהוביל לאי-התאמות שלוקח זמן רב לפתור. סמנכ"ל הכספים צריך ליישם הליכי התאמה קפדניים כדי להבטיח שעסקאות אלו נרשמות ומבוטלות במדויק בתהליך האיחוד, תוך שימוש בחשבונות בין-חברותיים ייעודיים ובמעקב מתמיד אחריהם כדי לתקן באופן מיידי אי-התאמות.
4. להבטיח עמידה ברגולציה
כאשר התקנות הפיננסיות מתפתחות ללא הרף, סמנכ"ל הכספים חייב להבטיח שתהליכי איחוד תואמים לתקנים ולתקנות עדכניות, כגון GAAP, IFRS ודרישות חוק Sarbanes-Oxley. הישאר מעודכן לגבי השינויים הללו ותבין את ההשלכות של הדיווח הכספי שלהם היא בסיסית: ציות לא רק נמנע מסנקציות משפטיות, אך גם מבטיח את המהימנות והשלמות של הדוחות הכספיים.
5. פשט את איסוף הנתונים ואימותם
איסוף נתונים פיננסיים ממקורות שונים הוא מורכב מטבעו, אך כיום ניתן לבצע אוטומציה של התהליך כדי לאסוף נתונים בצורה יעילה ועקבית. הצגת בדיקות אימות לפני שהנתונים נכנסים לתהליך האיחוד חשובה לא פחות כדי להבטיח את דיוקם ושלמותם, תוך מזעור הסיכון לטעויות והצורך לבצע שינויים בהמשך התהליך.
6. לקדם תרבות של שיפור מתמיד
דווקא בגלל שהנוף הפיננסי ותהליך הגיבוש עצמו מתפתחים כל הזמן, סמנכ"ל הכספים צריך לקדם תרבות בתוך החברה שבה מתבקשים משוב באופן קבוע ותהליכים מוערכים באופן רציף על מנת לשפר אותם. המשמעות היא לא רק להישאר מעודכן בהתקדמות הטכנולוגית, אלא גם לאמץ שיטות עבודה מומלצות וביצוע שיפורים מתמשכים בתהליך האיחוד.
7. השקיעו בהדרכה ופיתוח
האפקטיביות של תהליך הגיבוש תלויה במידה רבה בכישורי הצוות. סמנכ"ל הכספים צריך להשקיע בתוכניות הכשרה ופיתוח קבועות כדי להבטיח שהצוותים יהיו מעודכנים ומודעים לנוהלי האיחוד הפיננסי העדכניים ביותר, דרישות רגולטוריות חדשות ותכונות התוכנה המעודכנות ביותר. השקעה זו לא רק משפרת את יעילות התהליך, אלא גם תורמת לשביעות רצון העובדים ולשימור.
לסיכום, איחוד פיננסי הוא תהליך מורכב, אך מכריע עבור ארגונים. על ידי יישום הכללים המעטים הללו, מנהל הכספים יכול לשפר משמעותית את היעילות, הדיוק והערך האסטרטגי של מאמצי הגיבוש הפיננסי שלהם ולהבטיח שהארגון יישאר תחרותי ואיתן מבחינה פיננסית.
הירשם לניוזלטר שלנו!