(Giovanni Mazzucato, prosjektleder for Axiante)
De siste årene har rollen som finansdirektør (CFO) endret seg betydelig. Bildet av en bedrifts økonomisjef som en ren tallknuser, løsrevet fra nyansene i driftsdivisjoner, er like fjernt fra realiteten til moderne bedriftsfinansiering som papirreskontro, mekaniske kalkulatorer og hullkort.
Historiske oppgaver for finansfunksjonen, som bøker og poster, finansiell rapportering og etterlevelse av regelverk, fortsetter å være viktige, men regnes nå som "kjerneoppgaver" til CFO. Tidligere begrenset til å generere historiske økonomiske data og levere rutinerapporter, veileder CFO i dag retningen og suksessen til organisasjonen han jobber i, ved å bruke sin kunnskap og forståelse av selskapets finansielle stilling.
Med veksten av regulatorisk strenghet og markedsturbulens har finansdirektørens oppgaver faktisk utvidet seg i en slik grad at hans figur er avgjørende for å identifisere og redusere farer som kan kompromittere stabiliteten og omdømmet til selskapet. Dette utvidede ansvaret banet vei for tettere samarbeid med andre avdelinger og krevde total kontroll over et av de grunnleggende elementene som ligger til grunn for finansdirektørens rolle: finansiell konsolidering.
For å maksimere prosesseffektiviteten må finansdirektøren utstyre seg med riktig teknologi, sikre nøyaktigheten og samsvaret med økonomiske rapporter, og gi innsikt for å støtte strategiske forretningsmål. Han blir med andre ord bedt om å definere en finansstrategi, som kan oppsummeres i samsvar med syv gylne regler.
1. Standardiser data på tvers av organisasjonen
En vanlig hindring i finansiell konsolidering er å administrere data med forskjellige formater, valutaer og regnskapsprinsipper. Standardisering av disse elementene sikrer at konsolideringsprosessen er jevn og nøyaktig. Hvis det ikke er særlig kostbart å opprettholde forskjellene i forhold til konsernstandarden, er det likevel nødvendig å håndtere forskjellene ved å kartlegge dem ofte for å unngå feil i den månedlige økonomiske, ledelsesmessige eller lovpålagte konsolideringsprosessen.
2. Adopsjon av moden finansiell konsolideringsprogramvare
Å administrere finansiell konsolidering via regneark eller eldre systemer er nå et fjernt minne i de fleste virksomheter. Nåværende programvare er i stand til å fange opp manglende tilordninger mellom lokale kontoer og gruppekontoer, for automatisk å administrere valutaomregninger, for å foreslå rekursive journalposter og konsolideringsjusteringer, forenkle hele prosessen. Overvåking av fremdriften til bidragsytere gjør det også mulig for finansdirektøren å holde et øye med situasjonen og være i stand til å iverksette korrigerende tiltak om nødvendig.
3. Forbedre intercompany avstemming
Konserninterne transaksjoner kan komplisere konsolideringsprosessen, og føre til avvik som tar lang tid å løse. Finansdirektøren bør implementere strenge avstemmingsprosedyrer for å sikre at disse transaksjonene blir nøyaktig registrert og eliminert i konsolideringsprosessen, ved å bruke dedikerte konserninterne kontoer og kontinuerlig overvåke dem for raskt å korrigere eventuelle avvik.
4. Sørg for overholdelse av regelverket
Med økonomisk regelverk i kontinuerlig utvikling, må finansdirektøren sikre at konsolideringsprosesser er i samsvar med nyere standarder og forskrifter, slik som GAAP, IFRS og Sarbanes-Oxley Act-krav. Hold deg informert om disse endringene og forstå deres økonomiske rapporteringsimplikasjoner er grunnleggende: overholdelse ikke bare unngår juridiske sanksjoner, men garanterer også påliteligheten og integriteten til regnskapet.
5. Forenkle datainnsamling og validering
Innsamling av økonomiske data fra ulike kilder er iboende komplekst, men i dag er det mulig å automatisere prosessen for å få data samlet inn effektivt og konsekvent. Å introdusere valideringssjekker før data kommer inn i konsolideringsprosessen er like viktig for å sikre nøyaktigheten og integriteten, minimere risikoen for feil og behovet for å gjøre endringer senere i prosessen.
6. Fremme en kultur for kontinuerlig forbedring
Nettopp fordi det økonomiske landskapet og selve konsolideringsprosessen er i stadig utvikling, bør finansdirektøren fremme en kultur i selskapet der det jevnlig innhentes tilbakemeldinger og prosessene kontinuerlig evalueres for å forbedre dem. Dette betyr ikke bare å holde seg à jour med teknologiske fremskritt, men også ta i bruk beste praksis og gjøre kontinuerlige forbedringer i konsolideringsprosessen.
7. Invester i opplæring og utvikling
Effektiviteten av konsolideringsprosessen avhenger i stor grad av ferdighetene til teamet. Finansdirektøren bør investere i regelmessige opplærings- og utviklingsprogrammer for å sikre at teamene holdes oppdatert og klar over den siste praksisen for finansiell konsolidering, nye regulatoriske krav og de mest oppdaterte programvarefunksjonene. Denne investeringen forbedrer ikke bare prosesseffektiviteten, men bidrar også til medarbeidertilfredshet og fastholdelse.
Konklusjonen er at finansiell konsolidering er en kompleks, men avgjørende prosess for organisasjoner. Ved å implementere disse få reglene kan finansdirektøren forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og den strategiske verdien av deres finansielle konsolideringsinnsats betydelig og sikre at organisasjonen forblir konkurransedyktig og økonomisk solid.
Abonner på vårt nyhetsbrev!