Andelslägenheten i videokonferens: möjlighet eller problem?
(av Federica De Pasquale – Chef för Digital Condominium Observatory – AIDR) I nästan ett år har vi vant oss vid att "leva online", en nödvändighet som införts av pandemin som har lett till att även de mindre vana bland oss introducerat virtuella kundvagnar och ord som DAD, smart working eller webinar i våra dagliga liv.
Här, i ett sådant "uppkopplat" panorama, verkar det vara helt normalt att organisera och delta i ett bostadsrättsmöte via videokonferens, men i verkligheten är det inte så.
Detta visas av det försumbara antalet bostadsrättsmöten som äger rum på detta sätt sedan det reglerades i oktober 2020, genom de ändringar som gjorts i artikel 66 i bestämmelserna för genomförandet av civillagen med två ändringar respektive lag 126/ 2020 och sedan till lag 159/2020. Det finns många anledningar som inte tillåter detta förfarande att ta fart inom bostadsrättsverkligheten och det är enligt min mening inte lätt att lösa, åtminstone på kort sikt.
Låt oss börja med bostadsrättsadministratörerna, av vilka många inte är vana vid att använda teknik för att sköta sina administratörers bokföring och är ännu mindre kapabla att organisera ett möte med hjälp av IT-verktyg. Eller, som de som använder denna metod påpekar, är problemet också proceduren för sammankallelsen som är mer komplex, att varje gång måste begära samtycke från "majoriteten av bostadsrättsägare" så att videokonferensmötet kan anses vara giltigt. sammankallas (läs i marginalen art.66 Disp. Att. CC). En ytterligare svårighet som identifierats av styrelseledamöterna är att garantera att alla berättigade deltar och att de kan förbli anslutna under hela mötets varaktighet.
Vad kan vi säga om bostadsrättsägare, i det här fallet står vi inför ett dubbelt problem, dels att vi inte har att göra med "digitala infödda". Faktum är att majoriteten av ägarna är äldre personer som har svårt att använda datorer, surfplattor och smartphones. Å andra sidan finns bostadsrättsägarnas djupt rotade övertygelse om att de känner sig bekväma i att följa diskussionen om mötet personligen, och anser att denna metod respekterar deras rätt att ingripa under diskussionen ännu mer.
I själva verket, i denna sista aspekt, har de inte helt fel eftersom lagstiftaren, med liten kunskap om bostadsrättsfrågor, godkände en oklar och rörig ändring, även om den infördes i rätt sammanhang, såsom artikel 66 för bestämmelserna om genomförande av civillagen. Artikel, vill jag påminna er om, är obligatorisk och som därför går före alla bestämmelser om sammankallande av möte enligt bostadsrättsbestämmelserna även om det är av avtalsmässig karaktär.
Slutligen, att behöva garantera alla bostadsrättsägare rätten att delta och ingripa under mötet, som det står i civillagen, uppstår problemet för de mycket stora bostadsrättsenheter som till och med överstiger 100 eller 200 bostäder, där det redan är komplext förvaltningen av mötet personligen, än mindre på distans, som vi vet är etiketten inte alltid hemma under mötena och ofta är inte ens presidenten, utsedd bland de närvarande, klarar av sin uppgift som skiljedomare i situationen och garant för att deltagarna är endast de berättigade. Utan att beakta svårigheten det kan ha att kontrollera sanningshalten hos de fullmakter som måste skrivas, vilket civillagen alltid föreskriver i artikel 67 Disp.Att..
Men under denna period, då förbudet mot sammankomster är i kraft, skulle vi ha förväntat oss en ökning av extraordinära möten via videokonferens, vilket är nödvändigt för att åtminstone ge godkännande för renoveringar av byggnader genom att dra fördel av skatteincitamenten och i synnerhet 110% superbonus, men så är inte fallet.
Utöver de byråkratiska svårigheterna med förfarandena för att få tillgång till dessa incitament, förlängda med 2021 års budgetlag endast till december 2022 och som också inkluderar arbetet med att avlägsna arkitektoniska hinder, letar många bostadsrätter efter en lösning som gör att mötet kan hållas personligen, med tanke på att även det senaste premiärministerdekretet, som trädde i kraft den 14 januari, inte förbjuder att privata möten hålls live, men rekommenderar starkt att de äger rum på distans.
Det är bara tiden som tillåter oss att utvärdera om bostadsrättsmöten via videokonferens kommer att bli rutin eller inte. Under tiden vore det lämpligt att gå vidare med en större digitalisering av bostadsrättsägare och administratörer genom specifika utbildningar och göra öppnandet av en brevlåda obligatoriskt certifierad elektronik (PEC). Det förfarande som krävs för sammankallelsen, liksom det för dess hållande, kommer med största sannolikhet också att behöva regleras bättre. Faktum är att, baserat på den gällande lagstiftningen för närvarande, är det mycket troligt att vi kan se många utmaningar inför de rättsliga myndigheterna när det gäller de resolutioner som fattades under videokonferensmötena och förmodligen också ett ingripande från Garanten för skydd av personuppgifter för en möjlig kränkning av integriteten i samband med kvarhållande av enskilda bostadsrättsuppgifter av obehöriga tredje parter.
Texten till artikel 66 i bestämmelserna för genomförandet av civillagen
Församlingen, samt årligen på ordinarie basis för de beslut som anges av art. 1135 i balken, kan extraordinärt sammankallas av förvaltaren när denne finner det nödvändigt eller på begäran av minst två bostadsrättsägare representerande en sjättedel av byggnadens värde. Om tio dagar har gått från begäran utan resultat kan nämnda bostadsrättsägare ombesörja kallelse direkt.
Vid frånvaro av förvaltare kan både ordinarie och extra sammanträden sammankallas på initiativ av varje bostadsrättsägare.
Kallelsen, som innehåller en specifik uppgift om dagordningen, måste meddelas minst fem dagar före mötesdatumet vid första kallelsen, med rekommenderat brev, bestyrkt e-post, fax eller per hand, och ska innehålla uppgift om plats och tid för mötet eller, om det förutses i videokonferensläge, på den elektroniska plattform där mötet kommer att hållas och tidpunkten för det. Vid utelämnad, sen eller ofullständig kallelse av de berättigade kan mötesbeslutet ogiltigförklaras enligt artikel 1137 i koden på begäran av avvikande parter eller frånvarande på grund av att de inte har sammankallats rituellt.
Mötet i andra kallelsen kan inte hållas samma kalenderdag som det första.
Administratören har rätt att schemalägga flera på varandra följande möten för att säkerställa att mötet hålls på kort tid, sammankalla de berättigade med en enda kallelse som anger ytterligare datum och tider för eventuell fortsättning av det giltigt konstituerade mötet.
Även där det inte uttryckligen föreskrivs i bostadsrättsordningen, med samtycke av majoriteten av bostadsrättsmedlemmarna, kan deltagande i mötet ske via videokonferens. I detta fall skickas protokollet, upprättat av sekreteraren och undertecknat av presidenten, till förvaltaren och till alla bostadsrättsmedlemmar med samma formaliteter som krävs för kallelsen.