Intervju med Vincenzo Pensa Chef för Digital Transition - Informationssystem och Aci Innovationsavdelning
Nödperioden som infördes av COVID-19 visar sig vara en drivkraft för den digitala omvandlingen, vilket faktiskt accelererar redan pågående processer. Denna starka insats riskerar dock paradoxalt att öka klyftan mellan dem som hade startat ett projekt och de som faktiskt befann sig att behöva ändra sitt arbetssätt utan en tydlig strategi. Smart arbete är ett exempel på detta. Fjärrarbete är nu verklighet för alla. Men hur hanterar företag verkligen det? Observatoriet för digitalisering av miljön och energihjälpintervjuer Vincenzo Pensa, hedersmedlem i Aidr, chef för digital övergång - informationssystem och innovationshantering i Italiens bilklubb.
F: Är smarta arbeten en nödsituation eller verklighet?
R: Smart arbete i Aci är inte kopplat till Covid-nödsituationen. Den lanserades faktiskt den 1 juli 2018 för de anställda på huvudkontoret som en del av ett tvåårigt strategiskt projekt för design, planering och analys av alla inblandade tillgångar (organisatorisk, teknisk, säkerhet, avtalsenlig) och ingår i ICA: s digitala övergångsplan. Projektet slutfördes gradvis med ytterligare steg, avslutade experimentfasen och nådde full kapacitet för de flesta av personalen redan 2019. Endast tack vare denna viktiga strategiska planerings- och designaktivitet, efter tillkännagivandet av hälsotillståndet, ACI kunde omedelbart tillåta 3000 anställda att utföra sina aktiviteter i smart läge. Övergången från det traditionella arbetssystemet till smart arbete var enkel och omedelbar eftersom vi var redo på en organisatorisk och teknisk nivå och personalen var redan utbildad i ämnet.
D: Ofta förstås digitalisering i vårt land fortfarande bara och uteslutande ur den teknik som används. Omfattningen av digitaliseringen går längre, vad tycker du?
S: det stämmer, tyvärr saknas det ofta en översikt. När vi till exempel introducerade smartt arbete i Aci gjorde vi det inom ett större projekt som involverade processer och arbetsaktiviteter ur ett digitalt perspektiv (digital signatur, digitala dokument, IT-protokoll) och samtidigt siktade vi om personalutbildning, en grundläggande aspekt för att utveckla digitala färdigheter.
D: teknik är ofta den stora frånvaron under smart arbete. Du arbetar hemifrån med olämpliga medel, med riskerna som följer av användningen av datorn.
S: det är en aspekt som ska beaktas. På grund av nödsituationen kopplad till COVID-19, för att snabbt möjliggöra ett så stort antal människor, har vi tillåtit anställda att använda personliga tekniska enheter för att arbeta, enligt BYOD-logik. För dem som inte var utrustade med en VPN har vi garanterat användningen av en app-virtualiseringsplattform, som gör det möjligt för användare att interagera med system genom att logga in med sina referenser och deras användarprofil till de applikationer som de har aktiverats för.
Dessutom, med bidrag från personalavdelningen, inleddes förhandlingar och fackliga diskussioner i syfte att skydda anställda och garantera de nuvarande arbetsnormerna för enheten. På teknisk nivå utarbetades en möjlig mjukvaruinfrastruktur: från sociala samarbetssystem (google-arbetsytan) till system som kan garantera tillgänglighet och IT-säkerhet (VPN) och sociala företagssystem för hantering av projekt, uppgifter och relaterad övervakning, upp till omprövning av arbetsytoteknik med wifi-system, gradvis spridning till alla kontor, smarta utskrifts- och videokonferenssystem.
F: Är det nödvändigt eller en möjlighet att investera i utbildning?
A: Jag skulle säga båda. I själva verket kräver digital ständig uppdatering, men utbildning kan representera ett ögonblick av personlig tillväxt och arbetsgruppstillväxt. Under avstängningen förbättrade vi träningsmomenten tack vare användningen av e-learning-läget. Förutom kurserna för att konsolidera kunskap och färdigheter har vi också inkluderat träningspass om lika viktiga ämnen: såsom motståndskraft och stresshantering i en nödsituation. Utbildning visade sig vara ett sätt att upprätthålla kontakten med anställda och mildra känslan av isolering.
D: det finns de som länkar smart arbete till nödsituationen, de som anger vägen för smidigt arbete som nödvändigt för framtiden. Vad tror du?
S: Introduktionen av Smart Working har gjort det möjligt att öka medvetenheten bland de anställda om ett nytt sätt att arbeta och i allmänhet har flexibiliteten uppskattats mycket eftersom det gör det möjligt att bättre förena arbetstider med privata.
De viktigaste fördelarna med personalen kan huvudsakligen sammanfattas enligt följande:
● Större tillgänglighet av ledig tid;
● Större koncentration;
● Ekonomiska besparingar;
● Större ansvar och autonomi.
Dessutom uppskattade ACI-anställda omedelbart de tidsbesparingar som följer av digitaliseringen av många aktiviteter (t.ex. tryckning, arkivering) och utvärderade positivt möjligheten att ägna sig åt aktiviteter med större mervärde (t.ex. hjälp / råd till medborgare och byråer. av fordonspraxis, förbindelser med andra organ / PPAA, lagstiftningstolkning, förslag med starkt innovativt innehåll) med en nettoåterhämtning av produktionseffektivitet, minskning av tider och större säkerhet. Smart Working har därför lett till ökad professionalisering och tillväxt av personal, med en ökad tillfredsställelse mätt genom frågeformulär som rör organisatoriskt välbefinnande som årligen utarbetas av administrationen.
Men den exceptionella karaktären av hälsoprocessen visade oss också den mörka sidan av smart arbete. I vissa fall konstaterades en överbelastning av arbetet och en alltför stor förlängning av arbetstiden. Ibland i nödfasen användes mer fjärrarbete än smart arbetande domstol.
Medborgare från bilister som vänder sig till ACI uttryckte omedelbart stor uppskattning för de digitala tjänster som har funnits under en tid på både webb- och mobilplattformar.
Dessutom uppskattades de nya metoderna för att skicka in vissa metoder som rör Public Automobile Register (PRA) med hjälp av certifierat e-post för att undvika eller åtminstone minska valdeltagandet vid de fysiska kontorerna för de territoriella kontoren.
Slutligen bör det noteras att idag används onlinetjänsterna mycket på Aci.it-webbplatsen, i ACI Space-appen och på vår nya Auto3D-plattform. För att ge några siffror nådde vi i september 2020:
● 1 miljon nedladdningar av vår ACI Space-app sedan den aktiverades;
● cirka 14 miljoner tillgång till aci.it-webbplatsen för information och tjänster sedan årets början;
● över 2 miljoner registreringar på digitala kanaler sedan 2016;
● cirka 220.000 3 för AutoXNUMXD sedan juli förra året;
● 185.000 2016 aktiva användare på Alert Us-tjänsten (sedan tjänsten lanserades XNUMX) som informerar medborgarna om juridiskt-administrativa händelser i sina fordon.
D: Spridningen av digital kultur, dess revolutionerande betydelse när det gäller fördelar för arbete och livskvalitet för människan, som Aidr-föreningen har främjat i flera år, är idag mer nödvändig än någonsin.
Svar: det är sant. Under en tid nu som ACI: s Digital Transition Manager har jag ansvaret för att sprida kulturen för digital transformation inom denna PA enligt de handlingslinjer som definieras av byråns digitala treårsplan. I ACI realiseras detta mål genom att organisera utbildnings- och informationshändelser för enstaka frågor och för att förklara att innovation inte görs av en enda person utan utförs av hela företaget.
Denna strategi och detta tillvägagångssätt har lett oss att uppnå betydande utveckling vad gäller plattformar och digitala tjänster tillgängliga för medborgare och anställda själva.
Vi tar faktiskt hänsyn till att innan vi är anställda i en PA är vi medborgare. Som sådan avskyr vi ineffektiv offentlig förvaltning och uppskattar snabba och kostnadsfria digitala tjänster. PA måste lyssna på medborgarnas behov, tolka deras outtryckta behov och producera lösningar och tjänster anpassade till de identifierade behoven.
Med detta i åtanke tror jag att det är lönsamt att organisera, även i samarbete med ACI, utbildnings- och informationsmöten för att främja spridningen av digital kultur och berätta om erfarenheterna från de olika offentliga förvaltningarna, deras erfarenheter och de lösningar som antagits till förmån för medborgarna. Detta är den metod jag rekommenderar.