(Giovanni Mazzucato, Kiongozi wa Mradi wa Axiante)
Katika miaka ya hivi karibuni, jukumu la Afisa Mkuu wa Fedha (CFO) limebadilika sana. Taswira ya afisa mkuu wa fedha wa kampuni kama mpunguza idadi tu, aliyejitenga na migawanyiko ya uendeshaji, iko mbali sana na uhalisia wa ufadhili wa kisasa wa shirika kama vile leja za karatasi, vikokotoo vya kimitambo na kadi za punch.
Majukumu ya kihistoria ya kazi ya kifedha, kama vile vitabu na rekodi, ripoti za fedha na uzingatiaji wa udhibiti, yanaendelea kuwa muhimu, lakini sasa yanachukuliwa kuwa "kazi kuu" za CFO. Hapo awali ilikuwa na ukomo wa kutoa data ya kihistoria ya kifedha na kutoa ripoti za kawaida, leo CFO inaongoza mwelekeo na mafanikio ya shirika anamofanyia kazi, kwa kutumia ujuzi na uelewa wake wa hali ya kifedha ya kampuni.
Pamoja na ukuaji wa ukali wa udhibiti na misukosuko ya soko, majukumu ya CFO kwa kweli yamepanuka hadi kufikia kiwango cha kufanya takwimu yake kuwa na maamuzi katika kutambua na kupunguza hatari zinazoweza kuhatarisha uthabiti na sifa ya kampuni. Jukumu hili lililopanuliwa lilifungua njia ya ushirikiano wa karibu zaidi na idara zingine na lilihitaji udhibiti kamili wa mojawapo ya vipengele vya msingi vinavyosimamia jukumu la CFO: uimarishaji wa kifedha.
Ili kuongeza ufanisi wa mchakato, CFO lazima ijitayarishe kwa teknolojia sahihi, ihakikishe usahihi na utiifu wa ripoti za fedha, na kutoa maarifa ili kusaidia malengo ya kimkakati ya biashara. Kwa maneno mengine, anaitwa kufafanua mkakati wa kifedha, ambao unaweza kufupishwa kwa kufuata sheria saba za dhahabu.
1. Sawazisha data katika shirika
Kikwazo cha kawaida katika ujumuishaji wa kifedha ni kudhibiti data kwa miundo tofauti, sarafu na sera za uhasibu. Kusawazisha vipengele hivi huhakikisha kwamba mchakato wa uimarishaji ni laini na sahihi. Ikiwa kudumisha tofauti kwa kuzingatia kiwango cha kikundi sio ghali sana, bado ni muhimu kudhibiti tofauti kwa kuzipanga mara kwa mara ili kuepuka makosa katika mchakato wa ujumuishaji wa kila mwezi wa kifedha, usimamizi au kisheria.
2. Kupitishwa kwa programu ya ujumuishaji wa kifedha iliyokomaa
Kudhibiti uimarishaji wa kifedha kupitia lahajedwali au mifumo ya urithi sasa ni kumbukumbu ya mbali katika biashara nyingi. Programu ya sasa inaweza kuzuia upatanishi unaokosekana kati ya akaunti za ndani na akaunti za kikundi, ili kudhibiti kiotomatiki ubadilishaji wa sarafu, kupendekeza upya maingizo ya majarida yanayojirudia na marekebisho ya ujumuishaji, na kurahisisha mchakato mzima. Ufuatiliaji wa maendeleo ya wachangiaji pia huruhusu CFO kuangalia hali hiyo na kuwa na uwezo wa kuchukua hatua za kurekebisha ikiwa ni lazima.
3. Kuboresha Maridhiano ya Mashirika ya Umma
Miamala kati ya kampuni inaweza kutatiza mchakato wa ujumuishaji, na kusababisha hitilafu zinazochukua muda mrefu kusuluhishwa. CFO inapaswa kutekeleza taratibu kali za upatanisho ili kuhakikisha kwamba miamala hii inarekodiwa kwa usahihi na kuondolewa katika mchakato wa ujumuishaji, kwa kutumia akaunti maalum za kampuni na kuzifuatilia mara kwa mara ili kurekebisha hitilafu zozote mara moja.
4. Hakikisha kufuata udhibiti
Huku kanuni za fedha zikiendelea kubadilika, ni lazima CFO ihakikishe kwamba michakato ya ujumuishaji inatii viwango na kanuni za hivi majuzi, kama vile mahitaji ya Sheria ya GAAP, IFRS na Sarbanes-Oxley. Endelea kufahamishwa kuhusu mabadiliko haya na uelewe athari zao za kuripoti fedha ni muhimu: utiifu sio tu. huepuka vikwazo vya kisheria, lakini pia huhakikisha uaminifu na uadilifu wa taarifa za fedha.
5. Rahisisha ukusanyaji na uthibitisho wa data
Ukusanyaji wa data za kifedha kutoka kwa vyanzo tofauti ni changamano, lakini leo inawezekana kuotosha mchakato wa kuwa na data iliyokusanywa kwa ufanisi na kwa uthabiti. Kuanzisha ukaguzi wa uthibitishaji kabla ya data kuingia katika mchakato wa ujumuishaji ni muhimu vile vile ili kuhakikisha usahihi na uadilifu wake, kupunguza hatari ya makosa na hitaji la kufanya mabadiliko baadaye katika mchakato.
6. Kukuza utamaduni wa kuendelea kuboresha
Kwa hakika kwa sababu hali ya kifedha na mchakato wa ujumuishaji wenyewe unabadilika kila wakati, CFO inapaswa kukuza utamaduni ndani ya kampuni ambapo maoni yanaombwa mara kwa mara na michakato inaendelea kutathminiwa ili kuyaboresha. Hii inamaanisha sio tu kuendelea kufahamu maendeleo ya kiteknolojia, lakini pia kupitisha mazoea bora na kufanya maboresho yanayoendelea kwa mchakato wa ujumuishaji.
7. Wekeza katika mafunzo na maendeleo
Ufanisi wa mchakato wa ujumuishaji kwa kiasi kikubwa inategemea ujuzi wa timu. CFO inapaswa kuwekeza katika mipango ya kawaida ya mafunzo na maendeleo ili kuhakikisha timu zinasasishwa na kufahamu mbinu za hivi punde za ujumuishaji wa kifedha, mahitaji mapya ya udhibiti na vipengele vya programu vilivyosasishwa zaidi. Uwekezaji huu sio tu unaboresha ufanisi wa mchakato, lakini pia huchangia kuridhika na uhifadhi wa mfanyakazi.
Kwa kumalizia, ujumuishaji wa kifedha ni mchakato mgumu, lakini muhimu kwa mashirika. Kwa kutekeleza sheria hizi chache, CFO inaweza kuboresha kwa kiasi kikubwa ufanisi, usahihi na thamani ya kimkakati ya juhudi zao za uimarishaji wa kifedha na kuhakikisha kuwa shirika linaendelea kuwa na ushindani na timamu kifedha.
Jiandikishe kwenye jarida letu!