Akıllı çalışma: acil durumun ötesinde gerçeklik, Automobil Club Italia vakası

Vincenzo Pensa Dijital Geçiş Müdürü – Bilgi Sistemleri ve İnovasyon Direktörlüğü ile Röportaj Acı

COVİD-19'un dayattığı acil durum döneminin dijital dönüşümün itici gücü olduğu ve halihazırda devam eden süreçleri etkili bir şekilde hızlandırdığı kanıtlanıyor. Ancak bu güçlü baskı, paradoksal olarak, bir projeyi başlatanlar ile kendilerini net bir strateji olmadan işleyiş tarzlarını değiştirmek zorunda bulanlar arasındaki uçurumun artması riskini taşıyor. Bunun bir örneği akıllı çalışmadır. Günümüzde uzaktan çalışma herkes için bir gerçekliktir. Peki şirketler bununla gerçekte nasıl başa çıkıyor? Çevre ve enerjinin dijitalleştirilmesine yönelik gözlemevi Aidr, Aidr'ın onursal üyesi, İtalya Otomobil Kulübü Bilgi Sistemleri ve İnovasyon Direktörlüğü Dijital Geçiş Yöneticisi Vincenzo Pensa ile röportaj yapıyor.

S: Akıllı çalışma acil durumu mu yoksa gerçeklik mi?

R: Acı'da akıllı çalışmanın Kovid acil durumuyla bağlantısı yok. Aslında, ilgili tüm varlıkların (organizasyonel, teknolojik, güvenlik, sözleşmeye bağlı) tasarım, planlama ve analizden oluşan iki yıllık stratejik bir projenin parçası olarak, genel merkez çalışanları için 1 Temmuz 2018'de deneysel bir temelde başlatıldı ve ICA'nın dijital geçiş planına dahil edildi. Proje, 2019 yılında kademeli olarak diğer adımları tamamlayarak deneysel aşamadan çıkmış ve personelin büyük bir kısmı için tam olarak çalışır hale gelmiştir. Yalnızca bu önemli stratejik planlama ve tasarım faaliyeti sayesinde, sağlıkta acil durum ilanının ardından, ACI, 3000 çalışanın faaliyetlerini akıllı modda yürütmesine anında olanak tanıdı. Geleneksel çalışma sisteminden akıllı çalışmaya geçiş basit ve hızlı oldu çünkü organizasyonel ve teknolojik düzeyde hazırdık ve personelimiz bu konuda zaten eğitilmişti.

S: Ülkemizde dijitalleşme çoğunlukla yalnızca ve yalnızca kullanılan teknolojiler açısından anlaşılmaktadır. Dijitalleşmenin kapsamı daha da genişliyor, ne düşünüyorsunuz?

C: Doğru, ne yazık ki genel bir vizyon çoğunlukla eksik. Örneğin Acı'da akıllı çalışmayı başlattığımızda, bunu dijital perspektiften (dijital imza, dijital belgeler, BT protokolleri) süreçleri ve iş aktivitelerini içeren daha geniş bir proje kapsamında yaptık ve aynı zamanda personel eğitimini de hedefledik. dijital becerileri geliştirmenin temel unsuru.

S: Akıllı çalışma sırasında çoğunlukla teknoloji en büyük eksiktir. Bilgisayar kullanımından kaynaklanan riskler nedeniyle, yetersiz imkanlarla evden çalışıyoruz.

C: Bu dikkate alınması gereken bir şey. COVID-19 ile bağlantılı acil durum nedeniyle, bu kadar çok sayıda insana hızlı bir şekilde hizmet verebilmek için çalışanların kişisel teknolojik cihazlarını BYOD mantığıyla kullanmalarına izin verdik. VPN donanımına sahip olmayanlar için, kullanıcıların kimlik bilgileri ve kullanıcı profilleriyle etkinleştirildikleri uygulamalara erişerek sistemlerle etkileşime girmelerine olanak tanıyan bir uygulama sanallaştırma platformunun kullanımını garanti ettik.

Ayrıca İnsan Kaynakları Yönetimi'nin de katkısıyla çalışanların korunması ve kurumun mevcut çalışma standartlarının güvence altına alınması amacıyla sendikal görüşme ve tartışmalar başlatıldı. Teknolojik düzeyde, sosyal işbirliği sistemlerinden (Google Workspace), erişilebilirliği ve BT güvenliğini garanti edebilen sistemlere (VPN) ve projelerin, görevlerin ve yeniden düşünme de dahil olmak üzere ilgili izlemenin yönetimi için sosyal girişime kadar kolaylaştırıcı bir yazılım altyapısı hazırlandı. Wi-Fi sistemleri ile çalışma alanı teknolojisinin giderek tüm ofislere yayılması, akıllı baskı ve video konferans sistemleri.

Soru: Eğitime yatırım yapmak bir zorunluluk mu yoksa bir fırsat mı?

C: Her ikisini de söyleyebilirim. Aslında dijital, sürekli güncellenmeyi gerektirir, ancak eğitim, kişisel ve çalışma grubu gelişiminin bir anını temsil edebilir. Karantina sırasında e-öğrenme modunun kullanımı sayesinde eğitim anlarını iyileştirdik. Bilgi ve becerileri pekiştirmeye yönelik kursların yanı sıra, aynı derecede önemli konulara ilişkin eğitim oturumlarına da yer verdik: acil durumlarda dayanıklılık ve stres yönetimi gibi. Eğitimin, çalışanlarla teması sürdürmenin ve izolasyon duygusunu azaltmanın bir yolu olduğu kanıtlandı.

Soru: Akıllı çalışmayı acil duruma bağlayanlar var, çevik çalışmanın yolunu gelecek için gerekli olarak gösterenler var. Ne düşünüyorsun?

C:Akıllı Çalışmanın kullanıma sunulması, çalışanların yeni bir çalışma yöntemine ilişkin farkındalığını artırmayı mümkün kıldı ve genel olarak esneklik, iş ile özel zamanı daha iyi uzlaştırmanıza olanak tanıdığı için büyük beğeni topladı.

Personelin karşılaştığı başlıca faydalar temel olarak şu şekilde özetlenebilir:

● Boş zamanın daha fazla kullanılabilirliği;

● Daha fazla konsantrasyon;

● Ekonomik tasarruf;

● Daha fazla sorumluluk ve özerklik.

Ayrıca ACI çalışanları, birçok faaliyetin (örneğin baskı, arşivleme) dijitalleştirilmesinden kaynaklanan zaman tasarrufunu hemen takdir etti ve kendilerini daha büyük katma değerli faaliyetlere (örneğin vatandaşlar ve otomotiv uygulama kurumları için yardım/danışmanlık, ilişkiler) adama olasılığını olumlu değerlendirdi. diğer kurumlarla/PPAA ile, mevzuatın yorumlanmasıyla, güçlü yenilikçi içeriğe sahip tekliflerle) üretim verimliliğinde net bir iyileşme, zamanın azaltılması ve daha fazla güvenlik ile. Bu nedenle Akıllı Çalışma, Yönetim tarafından her yıl hazırlanan kurumsal refahla ilgili anketler aracılığıyla ölçülen memnuniyet artışıyla birlikte, personelin daha fazla profesyonelleşmesini ve büyümesini sağlamıştır.

Ancak sağlık açısından acil durum döneminin istisnai doğası bize akıllı çalışmanın karanlık yüzünü de gösterdi. Bazı durumlarda aşırı iş yükü ve çalışma saatlerinin aşırı uzatılması tespit edildi. Bazen acil durum aşamasında uzaktan çalışma, akıllı çalışmadan daha çok kullanıldı.

ACI'ya başvuran yurttaş sürücüler, hem web hem de mobil platformlarda uzun süredir mevcut olan dijital hizmetlerden büyük beğeni topladı.

Ayrıca, Bölge Ofislerinin fiziki gişelerindeki katılımı önlemek veya en azından azaltmak amacıyla, Kamu Otomotiv Sicili (PRA) ile ilgili belirli uygulamaları sertifikalı e-posta yoluyla göndermeye yönelik yeni yöntemler de büyük beğeni topladı.

Son olarak, bugün Aci.it web sitesindeki, ACI Space uygulamasındaki ve yeni Auto3D platformumuzdaki çevrimiçi hizmetlerin ne kadar çok kullanıldığını vurgulamakta fayda var. Bazı rakamlar vermek gerekirse Eylül 2020'de şunları başardık:

● Etkinleştirilmesinden bu yana ACI Space Uygulamamız 1 milyon kez indirildi;

● Yılbaşından bu yana yaklaşık 14 milyon kişi aci.it sitesine bilgi ve hizmet amacıyla erişti;

● 2'dan bu yana dijital kanallarda 2016 milyondan fazla kayıt;

● Temmuz ayından bu yana Auto220.000D için yaklaşık 3;

● Vatandaşları araçlarıyla ilgili hukuki-idari olaylar hakkında bilgilendiren Bize bildirin hizmetinin (hizmetin 185.000'daki lansmanından bu yana) 2016 aktif kullanıcısı.

Soru: Aidr derneğinin yıllardır teşvik ettiği dijital kültürün yayılması, işe yararları ve insanın yaşam kalitesi açısından devrim niteliğindeki önemi artık her zamankinden daha gerekli.

Cevap: doğrudur. Bir süredir ACI'nin Dijital Geçiş Yöneticisi olarak, Dijital İtalya Ajansı'nın Üç Yıllık Planı tarafından tanımlanan eylem hatlarına göre bu PA'da dijital dönüşüm kültürünün yayılmasından sorumluyum. ACI'da bu hedef, inovasyonun tek bir kişi tarafından değil, tüm şirket tarafından gerçekleştirildiğinin anlatılması amacıyla tek temalı ve çapraz eğitim ve bilgilendirme etkinliklerinin düzenlenmesiyle gerçekleştirilmektedir.

Bu strateji ve bu yaklaşım, vatandaşların ve çalışanların kullanımına sunulan dijital platformlar ve hizmetler açısından önemli gelişmeler elde etmemizi sağladı.

Aslında bir KA'nın çalışanı olmadan önce vatandaş olduğumuzu dikkate alıyoruz. Bu nedenle, verimsiz bir KA'dan nefret ediyor ve hızlı, sıfır maliyetli dijital hizmetleri takdir ediyoruz. ÖY, vatandaşların ihtiyaçlarını dinlemeli, ifade edilmemiş ihtiyaçlarını yorumlamalı ve belirlenen ihtiyaçlara uygun çözüm ve hizmetler üretmelidir.

Bu açıdan bakıldığında ACI ile de işbirliği yaparak dijital kültürün yayılmasını teşvik edecek eğitim ve bilgilendirme toplantıları düzenlemenin, farklı PP.AA.'ların deneyimlerinin, deneyimlerinin ve çözüm önerilerinin konuşulmasının faydalı olacağına inanıyorum. vatandaşın yararına. Tavsiye ettiğim yaklaşım budur.

Akıllı çalışma: acil durumun ötesinde gerçeklik, Automobil Club Italia vakası