Intelligentes Arbeiten: Realität jenseits des Notfalls, der Fall Automobil Club Italia

Interview mit Vincenzo Pensa, Leiter Digital Transition - Abteilung Informationssysteme und Aci Innovation

Die von COVID-19 auferlegte Notstandsperiode erweist sich als Motor der digitalen Transformation und beschleunigt tatsächlich laufende Prozesse. Dieser starke Druck birgt jedoch paradoxerweise die Gefahr, die Kluft zwischen denjenigen, die ein Projekt gestartet hatten, und denjenigen, die tatsächlich ihre Arbeitsweise ändern mussten, ohne eine klare Strategie zu vergrößern. Intelligentes Arbeiten ist ein Beispiel dafür. Fernarbeit ist jetzt für alle Realität. Aber wie gehen Unternehmen wirklich damit um? Das Observatorium für die Digitalisierung von Umwelt und Energie Aidr interviewt Vincenzo Pensa, Ehrenmitglied von Aidr, Leiter Digital Transition - Informationssysteme und Innovationsmanagement des Automobile Club of Italy.

F: Ist intelligentes Arbeiten ein Notfall oder eine Realität?

R: Intelligentes Arbeiten in Aci ist nicht mit dem Covid-Notfall verbunden. Tatsächlich wurde es am 1. Juli 2018 auf experimenteller Basis für die Mitarbeiter der Zentrale im Rahmen eines zweijährigen strategischen Projekts zur Planung, Planung und Analyse aller beteiligten Vermögenswerte (organisatorisch, technologisch, sicherheitsrechtlich, vertraglich) gestartet und in die EU aufgenommen ICAs Plan für den digitalen Übergang. Das Projekt wurde schrittweise durch weitere Schritte abgeschlossen, wobei die Versuchsphase verlassen wurde und bereits 2019 die volle Kapazität für die meisten Mitarbeiter erreicht wurde. Nur dank dieser wichtigen strategischen Planungs- und Entwurfsaktivität nach der Verkündigung des Ausnahmezustands im Gesundheitszustand ACI konnte sofort 3000 Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aktivitäten im Smart-Modus auszuführen. Der Wechsel vom traditionellen Arbeitssystem zum intelligenten Arbeiten war einfach und unmittelbar, da wir auf organisatorischer und technologischer Ebene bereit waren und das Personal bereits in diesem Bereich geschult war.

F: In unserem Land wird Digitalisierung oft nur und ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der verwendeten Technologien verstanden. Der Umfang der Digitalisierung geht weiter, was denken Sie?

A: Es stimmt, leider fehlt oft ein Überblick. In Aci zum Beispiel haben wir Smart Working als Teil eines größeren Projekts eingeführt, das Prozesse und Arbeitsaktivitäten in einer digitalen Perspektive (digitale Signatur, digitale Dokumente, IT-Protokolle) umfasste und gleichzeitig unser Ziel war über die Schulung des Personals, ein grundlegender Aspekt für die Entwicklung digitaler Fähigkeiten.

D: Technologie ist oft der große Abwesende beim intelligenten Arbeiten. Sie arbeiten von zu Hause aus mit unangemessenen Mitteln, wobei die Risiken durch die Verwendung des PCs entstehen.

A: Es ist ein Aspekt, der berücksichtigt werden muss. Aufgrund des mit COVID-19 verbundenen Notfalls haben wir es Mitarbeitern ermöglicht, in BYOD-Logik persönliche technologische Geräte zum Arbeiten zu verwenden, um eine so große Anzahl von Personen in kurzer Zeit zu ermöglichen. Für diejenigen, die nicht mit VPN ausgestattet waren, haben wir die Verwendung einer App-Virtualisierungsplattform garantiert, mit der Benutzer mit Systemen interagieren können, indem sie sich mit ihren Anmeldeinformationen und ihrem Benutzerprofil bei den Anwendungen anmelden, für die sie aktiviert wurden.

Darüber hinaus wurden mit dem Beitrag der Personalabteilung Verhandlungen und Gewerkschaftsdiskussionen aufgenommen, um die Arbeitnehmer zu schützen und die aktuellen Arbeitsstandards für das Unternehmen zu gewährleisten. Auf technologischer Ebene wurde eine unterstützende Software-Infrastruktur vorbereitet: von Systemen für die soziale Zusammenarbeit (Google Workspace) über Systeme, die Zugänglichkeit und IT-Sicherheit (VPN) gewährleisten, bis hin zu Systemen für soziale Unternehmen für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben Die damit verbundene Überwachung bis hin zum Umdenken der Arbeitsbereichstechnologie mit WLAN-Systemen wurde schrittweise auf alle Büros, Smart Printing- und Videokonferenzsysteme ausgeweitet.

F: Ist eine Investition in die Ausbildung eine Notwendigkeit oder eine Chance?

A: Ich würde beides sagen. Tatsächlich muss digital ständig aktualisiert werden, aber Schulungen können einen Moment des persönlichen Wachstums und des Wachstums von Arbeitsgruppen darstellen. Während der Sperrung haben wir die Trainingsmomente dank der Verwendung des E-Learning-Modus verbessert. Neben Kursen zur Festigung von Wissen und Fähigkeiten haben wir auch Schulungen zu ebenso wichtigen Themen wie Resilienz und Stressbewältigung im Notfall durchgeführt. Schulungen erwiesen sich als Mittel, um den Kontakt zu den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und das Gefühl der Isolation zu mildern.

D: Es gibt diejenigen, die intelligentes Arbeiten mit dem Notfall verbinden, diejenigen, die den Weg der agilen Arbeit als notwendig für die Zukunft angeben. Was denken Sie?

A: Die Einführung von Smart Working hat es ermöglicht, die Mitarbeiter für eine neue Arbeitsweise zu sensibilisieren, und im Allgemeinen wurde die Flexibilität sehr geschätzt, da sie es ermöglicht, Arbeitszeiten besser mit privaten zu vereinbaren.

Die Hauptvorteile des Personals lassen sich hauptsächlich wie folgt zusammenfassen:

● Höhere Verfügbarkeit von Freizeit;

● Höhere Konzentration;

● wirtschaftliche Einsparungen;

● Mehr Verantwortung und Autonomie.

Darüber hinaus erkannten die Mitarbeiter von ACI sofort die Zeitersparnis, die sich aus der Digitalisierung vieler Aktivitäten (z. B. Drucken, Archivieren) ergibt, und bewerteten positiv die Möglichkeit, sich Aktivitäten mit höherem Mehrwert zu widmen (z. B. Unterstützung / Beratung von Bürgern und Behörden) von Automobilpraktiken, Beziehungen zu anderen Stellen / PPAA, Auslegung von Rechtsvorschriften, Vorschläge mit stark innovativem Inhalt) mit einer Netto-Wiederherstellung der Produktionseffizienz, Verkürzung der Zeit und größerer Sicherheit. Intelligentes Arbeiten hat daher zu einer stärkeren Professionalisierung und einem stärkeren Wachstum des Personals geführt. Die Zufriedenheit wurde anhand der Fragebögen gemessen, die sich jährlich auf das organisatorische Wohlergehen der Verwaltung beziehen.

Die außergewöhnliche Natur der gesundheitlichen Notsituation hat uns jedoch auch die Schattenseiten des intelligenten Arbeitens gezeigt. In einigen Fällen wurde eine Überlastung der Arbeit und eine übermäßige Verlängerung der Arbeitszeit festgestellt. Manchmal wurde in der Notfallphase mehr von Fernarbeit Gebrauch gemacht als von intelligentem Arbeiten vor Gericht.

Bürger von Autofahrern, die sich an ACI wenden, drückten sofort ihre große Wertschätzung für die digitalen Dienste aus, die seit einiger Zeit sowohl im Internet als auch auf mobilen Plattformen verfügbar sind.

Darüber hinaus wurden die neuen Methoden zur Einreichung bestimmter Praktiken im Zusammenhang mit dem Public Automobile Register (PRA) per zertifizierter E-Mail sehr geschätzt, um die Wahlbeteiligung an den physischen Schaltern der Territorialbüros zu vermeiden oder zumindest zu verringern.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass die auf der Aci.it-Website, in der ACI Space-App und auf unserer neuen Auto3D-Plattform verfügbaren Onlinedienste heute in großem Umfang genutzt werden. Um einige Zahlen zu nennen: Im September 2020 erreichten wir:

● 1 Million Downloads unserer ACI Space App seit ihrer Aktivierung;

● seit Jahresbeginn rund 14 Millionen Menschen Zugang zur Website aci.it für Informationen und Dienstleistungen;

● über 2 Millionen Registrierungen auf digitalen Kanälen seit 2016;

● ca. 220.000 für Auto3D seit Juli letzten Jahres;

● 185.000 aktive Benutzer des Notify Us-Dienstes (seit dem Start des Dienstes im Jahr 2016), der die Bürger über rechtlich-administrative Ereignisse in ihren Fahrzeugen informiert.

D: Die Verbreitung der digitalen Kultur, ihre revolutionäre Bedeutung für den Nutzen für die Arbeit und die Lebensqualität des Menschen, die der Aidr-Verband seit Jahren fördert, ist heute mehr denn je notwendig.

Antwort: Es ist wahr. Seit einiger Zeit bin ich als Digital Transition Manager von ACI dafür verantwortlich, die Kultur der digitalen Transformation innerhalb dieser PA gemäß den im Dreijahresplan der Agentur für digitales Italien festgelegten Aktionslinien zu verbreiten. In ACI wird dieses Ziel durch die Organisation von Einzel- und Querschulungs- und Informationsveranstaltungen verwirklicht, um zu erklären, dass Innovationen nicht von einer einzelnen Person, sondern vom gesamten Unternehmen durchgeführt werden.

Diese Strategie und dieser Ansatz haben dazu geführt, dass wir bedeutende Entwicklungen in Bezug auf Plattformen und digitale Dienste erzielt haben, die Bürgern und Mitarbeitern selbst zur Verfügung stehen.

In der Tat berücksichtigen wir, dass wir Bürger sind, bevor wir Mitarbeiter einer PA sind. Daher verabscheuen wir eine ineffiziente öffentliche Verwaltung und schätzen schnelle, kostengünstige digitale Dienste. Die PA muss auf die Bedürfnisse der Bürger hören, ihre unausgesprochenen Bedürfnisse interpretieren und Lösungen und Dienstleistungen entwickeln, die auf die ermittelten Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Vor diesem Hintergrund halte ich es für rentabel, auch in Zusammenarbeit mit ACI Schulungs- und Informationstreffen zu organisieren, um die Verbreitung der digitalen Kultur zu fördern und die Erfahrungen der verschiedenen öffentlichen Verwaltungen, ihre Erfahrungen und die zum Nutzen der Bürger angenommenen Lösungen zu erzählen. Dies ist der Ansatz, den ich empfehle.

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