(Biagino Costanzo, manažér spoločnosti a partner spoločnosti Aidr) Súlad s predpismi ... toto neznáme!
Na konci bolo sprevádzaných veľa definícií. Každý, kto ho aplikuje pri operatívnom riadení spoločnosti, či už je malá, stredná alebo veľká, vie, že dodržiavanie predpisov je jednou z mála efektívnych metód na usporiadanie modelu riadenia a verejnej i súkromnej organizácie spoločnosti.
Súlad z podnikového hľadiska možno definovať ako súbor organizačných procesov, ktoré riadia všetky činnosti z hľadiska postupov, štandardov, najlepších postupov, právnych ustanovení a kódexov správania.
V posledných rokoch sa exponenciálne zvýšili kontroly dodržiavania zákonov a iných právnych predpisov zo strany vnútroštátnych a medzinárodných orgánov a nedodržiavanie správnych organizačných postupov a dodržiavanie zmlúv môžu spoločnosť vystaviť sankciám za riziká, opatrenia operačného charakteru (ako napr. napríklad zastavenie aktivít) a v neposlednom rade poškodenie dobrého mena a imidžu zákazníkov, partnerov a zainteresovaných strán.
Problémy, ktoré majú najväčší vplyv z procedurálneho a organizačného hľadiska a ktoré spadajú do prevádzkového obvodu funkcie súladu, sú:
- Talianska ústava
- Správa a riadenie spoločností
- Legislatívny výnos 231/01 o administratívnej zodpovednosti právnických osôb a združení
- Legislatívny výnos 81/2008 o bezpečnosti na pracovisku
- Riadenie rizík
- Ochrana osobných údajov a ochrana osobných údajov
- Informačná bezpečnosť
- Kontrolné postupy - interné a externé audity
- Národné a medzinárodné certifikácie - Audit manažérskych systémov
- Riadenie kontinuity činnosti
- Proti praniu špinavých peňazí
- Etický kódex
Je ľahké pochopiť, že kontext, v ktorom dodržiavanie predpisov funguje, zahŕňa podnikovú etiku, dodržiavanie predpisov, riadenie rizík, spoľahlivosť a úspech samotnej spoločnosti.
Vďaka prierezovému charakteru riešených tém je prítomnosť tejto funkcie nevyhnutná ako podpora podnikových operácií a nevyhnutná pre zosúladenie podnikania s právnymi predpismi, vymedzenie obvodu a metód, v ktorých môže byť podnik, nech už je akýkoľvek, úspešný. .
Je nevyhnutné považovať Compliance za primárne aktívum ako neoddeliteľnú súčasť podnikovej kultúry a politiky: je to možné prostredníctvom neustáleho dialógu a toku informácií medzi rôznymi organizačnými funkciami.
Okrem toho prítomnosť štruktúrovanej a efektívnej funkcie súladu je formálnym vyjadrením manažmentu, pokiaľ ide o zákonnosť a ciele, ktoré sa majú dosiahnuť.
Z praktického hľadiska je na splnenie potrieb dodržiavania predpisov nevyhnutné zaviesť všetky nástroje, ktoré vám umožnia rešpektovať pravidlá hry, čo spustí akúsi virtuozitu v dodržiavaní najlepších postupov, čím sa spoločnosť stane konkurencieschopnou na trhu. .
Medzi nástroje, ktoré dodržiavanie predpisov používa, patrí teda hĺbková analýza rizík, dôkladné preštudovanie kritických otázok pri implementácii konkrétnej prevencie, prijatie politík a postupov na riešenie akýchkoľvek zmierňujúcich opatrení samotného rizika, definícia rizika. zodpovednosť a načasovanie, školenie zamestnancov a rozhodnutie implementovať neustále zlepšovanie ako každodenný proces.
Makro-riziká nesúladu
Prínos korporátneho súladu alebo jeho konkurencieschopnosti nie je kvantitatívne zrejmý. Určite sa však dá povedať opak: keď dôjde k nesúladu, následky majú katastrofálne následky.
Práve v týchto dňoch, od 27. do 30. novembra, sa v divadle Ariston v San Reme konalo Svetové fórum ochrany (WPF), prvé, smerodajné a kvalifikované stále fórum venované ochrane ľudskej bytosti po všetkých stránkach a ktorej sa zúčastnili prestížna účasť skúsených hostí na národnej i medzinárodnej úrovni. Z nápadu zakladateľov prvej agentúry pre hodnotenie rizík na svete si World Protection Forum ™ (WPF) kladie za cieľ prehĺbiť „vedu o riziku“ a šíriť objavy v oblasti ochrany rizík pre svet v globálnom meradle. Ľudia, spoločnosti a organizácie.
Je dobré analyzovať niektoré makro riziká, ktorým je organizácia vystavená, keď sa rozhodne, že nemá záujem o dodržiavanie predpisov.
Sankčné riziká
Sankcie za nedodržiavanie predpisov môžu mať administratívnu alebo trestnú povahu: legislatívny dekrét 231/01 zaviedla v právnom systéme formu administratívnej zodpovednosti (ktorá je v skutočnosti trestná) proti spoločnostiam a združeniam s právnou subjektivitou za protiprávne konanie vyplývajúce z trestných činov spáchaných fyzickými osobami konajúcimi v mene a v mene týchto
Je predvídateľné, že v tomto prípade budú organizácie vyzvané, aby odpovedali na individuálne a kolektívne správanie, ktoré predstavuje nezákonnosť.
Kronika predstavuje denníky, malé, stredné a veľké spoločnosti, ktoré si vybrali nezákonné kultúrne nadácie a následné škody sa netýkajú iba priamo zapojených spoločností, ale, bohužiaľ, v najhorších prípadoch, aj používateľov alebo spolupracovníkov spoločnosti. to isté.
Existuje nespočetné množstvo prípadov, keď nedodržiavanie predpisov týkajúcich sa bezpečnosti na pracovisku spôsobilo nepredvídateľné škody pre pracovníkov a rodiny.
Nepríjemná realita nelegálnej práce, v ktorej hovoríme o nedodržiavaní predpisov, je eufemizmus, nás posúva priamo na ďalšiu úroveň, a to „zákaz zmluvy“, ktorá zrádza prvý a najhlbší problém týkajúci sa súladu: talianska ústava .
Novšie, ale nemenej dôležité, sú riziká spojené so spracovaním údajov.
Právo na ochranu osobných údajov v kombinácii s ďalšími základnými - predovšetkým však transparentnosťou - má výrazný vplyv z organizačného aj IT hľadiska: rastúci proces podnikovej digitalizácie nie je zanedbateľný z hľadiska dodržiavania právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov. ochrana osobných údajov, údajov a informácií.
GDPR jasne ustanovuje pravidlá a pokuty za ich nedodržiavanie môžu mať ekonomický charakter (a môžu dosiahnuť až 20 miliónov eur alebo až 4% z celkového ročného obratu) alebo v niektorých prípadoch zabezpečiť uväznenie manažérov (ako napr. napríklad pri podvodnom získaní osobných údajov, ktoré sú predmetom rozsiahleho spracovania). Preto v tomto historickom okamihu nadobúda mimoriadny význam a zaslúži si osobitnú pozornosť.
Operačno-strategické riziká
Podmienka nesúladu môže mať vplyv na hlavné podnikanie a prevádzku spoločnosti.
Potreba neustáleho prispôsobovania sa požiadavkám zákona, pokiaľ ide o funkčnú efektívnosť a výrobné metódy, predstavuje hospodárske a organizačné úsilie, ktoré je určite dôležité pre najvyššie úrovne organizácií, ale nevýhodou môže byť zatvorenie alebo pozastavenie konkrétnych činností a / alebo obchodných línií.
Nedostatok vnútorných kontrol možno zo strategického hľadiska považovať za smrteľný, čo podkopáva možnosť napríklad nezvratného vykonávania operácií rastu, predaja alebo akvizície spoločnosti.
Ekonomické riziká
Už sme spomenuli hospodárske škody vyplývajúce zo sankčných opatrení orgánov a z rozhodnutia neregulovať svoje podnikanie.
K nim musíme pripočítať premrštené náklady na implementáciu nápravných opatrení potrebných na odstránenie nezhôd zistených tretími stranami: v takom prípade musíme veľmi často znášať značné množstvá a časy.
Tento posledný prvok sa dá ľahko ovládať výberom neustáleho zlepšovania ako firemnej filozofie.
Po mimoriadnej udalosti v súvislosti s Covid-19 sa z prvého odhadu súčasného vplyvu koronavírusu na hodnotu ochrannej známky stanovenú 1. januára 2020 ukazuje, že 500 hlavných značiek na svete môže stratiť až 1 bilión eur , čo je miliarda miliárd hodnoty pochádzajúcej z imidžu a reputácie (zdroj Markup). Z nového rebríčka 100 hlavných európskych značiek, zoradených podľa hodnoty pochádzajúcej z imidžu a reputácie, vyplýva, že celkový negatívny vplyv na hodnotu ochrannej známky bol iba 13%, zatiaľ čo rovnaké značky stratili asi 25% obchodnej hodnoty. .
Reputačné riziká
Najsprávnejšia definícia reputácie spoločnosti je striktne spojená s očakávaniami, vnímaním a názormi na konanie organizácie, ktoré určujú jej všeobecnú atraktivitu v očiach jej partnerov (zamestnancov, zákazníkov, dodávateľov, investorov atď.).
Reputácia sa má považovať za najdôležitejšie nehmotné aktívum pre organizáciu: je bytostne strážcom histórie spoločnosti a je necitlivým hodnotiteľom možností a manažérskeho prístupu na trh. Práve z tohto dôvodu musí byť chránený.
Súlad hrá rozhodujúcu úlohu pri upevňovaní firemného imidžu a pri zabezpečovaní transparentnosti a dôveryhodnosti potrebnej na zvýšenie jeho konkurencieschopnosti v strednodobom až dlhodobom horizonte.
Keď je napríklad spoločnosť certifikovaná, prezentuje sa na trhu s lepším imidžom.
Účinnosť štruktúry súladu poskytuje kvantitatívny odhad závažnosti a kompetencie spoločnosti a zvyšuje jej hodnotu. Dodržiavanie znamená aj spoločenskú zodpovednosť.
Z prieskumu „The State of Corporate Reputation in 2020: Everything Matters Now“, ktorý uskutočnila Weber Shandwick, komunikačná a marketingová agentúra, v spolupráci s KRC Research vyplynulo, že manažéri na celom svete v priemere pripisujú 63% trhová hodnota spoločnosti pre dobré meno. Prieskum, ktorý uskutočnil online Weber Shandwick, bol zameraný na 2.227 22 vedúcich pracovníkov z celého sveta a na veľké spoločnosti podľa výnosov, ktoré pôsobia na XNUMX rôznych trhoch. Okrem reputácie sa výskum zameral aj na kultúru, aktivizmus zamestnancov, krízy a riziká.
Je teda zrejmá priama úmernosť medzi dodržiavaním pravidiel, spoľahlivosťou a úspechom organizácie. Súlad úzko súvisí s výkonnosťou spoločnosti, či už je to finančná, strategická a dnes aj digitálna.
V skutočnosti vedie čoraz naliehavejšia, spravodlivejšia a nevyhnutnejšia požiadavka na rozsiahle rozšírenie digitálnych technológií po celej krajine a pri všetkých pracovných činnostiach, ktorá sa zvýšila so súčasnou zdravotnou krízou (od inteligentnej práce, cez DAD, cez webové semináre až po konferenčné hovory). s tým schopnosť chrániť kvalitu služieb a následne zabrániť tomu, aby sa digitál stal tiež obrovskou prériou hackerov, neprajníkov, ktorí inštrumentálne zahlcujú systémy počítačovým odpadom, s následným poklesom reputácie. Nehovoriac o mnohých kybernetických útokoch, ktoré ohrozujú samotný systém ako celok, s relatívnym rizikom poškodenia verejnej a súkromnej infraštruktúry, krádeží priemyselných tajomstiev, citlivých údajov alebo jednoducho, ale nie menej vážne, súkromia. každého z nich.
Rozhodnutie dodržiavať zákonnosť vždy a v každom prípade drasticky znižuje prevádzkové, reputačné a teda ekonomické riziká a je nevyhnutné pre rozvoj a rast spoločnosti alebo organizácie.
Súlad je teda metódou „THE“. Na druhej strane, tento termín pochádza zo starogréčtiny a práve zo spojenia slov „meta“ (v smere, pri hľadaní ...) a „òdos“ (cesta, cesta). Prijať metódu preto znamená zvoliť si cestu a ísť po nej.
Metafora je jasná, silná a veľmi aktuálna, na mape každodenných problémov všetci hľadáme cestu, ktorá nás vedie k riešeniam. Každý má svoju vlastnú metódu, ale skutočnou výzvou je možnosť zvoliť si zdravú, platnú a bezpečnú.