ראיון עם Vincenzo Pensa ראש מחלקת המעבר הדיגיטלי - מחלקת מערכות מידע ו-Aci Innovation
תקופת החירום שנכפתה על ידי COVID-19 מתגלה ככוח מניע של טרנספורמציה דיגיטלית, למעשה מאיצה את התהליכים שכבר מתנהלים. אולם, דחיפה חזקה זו מסכנת באופן פרדוקסלי להגדיל את הפער בין אלה שהחלו בפרויקט לבין אלה שבאמת מצאו את עצמם נאלצים לשנות את דרכי הפעולה שלהם, ללא אסטרטגיה ברורה. עבודה חכמה היא דוגמה לכך. עבודה מרחוק היא כעת מציאות לכולם. אבל איך החברות באמת מתמודדות עם זה? מצפה הכוכבים לדיגיטציה של הסביבה והאנרגיה Aidr מראיין את Vincenzo Pensa, חבר כבוד של Aidr, ראש תחום המעבר הדיגיטלי - מערכות מידע וניהול חדשנות של מועדון הרכב של איטליה.
ש: האם עבודה חכמה היא חירום או מציאות?
R: עבודה חכמה ב-ACI אינה קשורה למצב החירום של קוביד. הוא הושק למעשה על בסיס נסיוני ב-1 ביולי 2018 עבור עובדי המשרד הראשי, במסגרת פרויקט אסטרטגי דו-שנתי של תכנון, תכנון וניתוח של כלל הנכסים המעורבים (ארגוניים, טכנולוגיים, בטיחותיים, חוזיים) ונכלל בתוכנית המעבר הדיגיטלית של ה-ICA. הפרויקט הושלם בהדרגה בצעדים נוספים, יציאה משלב הניסוי והגעת לתפוסה מלאה של רוב הצוות כבר בשנת 2019. רק הודות לפעילות תכנון ותכנון אסטרטגי חשוב זה, לאחר הכרזת מצב החירום הבריאותי, ACI הצליחה לאפשר מיד ל-3000 עובדים לבצע את פעילותם במצב חכם. המעבר ממערכת העבודה המסורתית לעבודה חכמה היה פשוט ומיידי כי היינו מוכנים ברמה ארגונית וטכנולוגית והצוות כבר עבר הכשרה בנושא.
ד: לעתים קרובות במדינה שלנו, הדיגיטציה עדיין מובנת אך ורק מנקודת המבט של הטכנולוגיות המשמשות. היקף הדיגיטציה חורג, מה אתה חושב?
ת: זה נכון, למרבה הצער יש לעתים קרובות חוסר סקירה כללית. ב-Aci למשל, כשהכנסנו עבודה חכמה עשינו את זה במסגרת פרויקט רחב יותר, שכלל תהליכים ופעילויות עבודה מנקודת מבט דיגיטלית (חתימה דיגיטלית, מסמכים דיגיטליים, פרוטוקולי IT) ובמקביל התמקדנו בהדרכת צוות, היבט בסיסי לפיתוח מיומנויות דיגיטליות.
ד: הטכנולוגיה היא לעתים קרובות הנפקד הגדול במהלך עבודה חכמה. אתה עובד מהבית באמצעים לא מתאימים, כשהסיכונים נובעים מהשימוש במחשב.
ת: זה היבט שצריך לקחת בחשבון. בשל מצב החירום הקשור ל-COVID-19, על מנת לאפשר מספר כה גדול של אנשים בזמן קצר, אפשרנו לעובדים להשתמש במכשירים טכנולוגיים אישיים כדי לעבוד, בלוגיקת BYOD. למי שלא היה מצויד ב-VPN, הבטחנו שימוש בפלטפורמת וירטואליזציה של אפליקציות, המאפשרת למשתמשים ליצור אינטראקציה עם המערכות על ידי כניסה עם האישורים שלהם ופרופיל המשתמש שלהם לאפליקציות שעבורן הם מופעלים.
יתרה מזאת, בתרומת מחלקת משאבי אנוש, החלו משא ומתן ודיונים באיגודים מקצועיים במטרה להגן על העובדים ולהבטיח את תקני העבודה הנוכחיים עבור הישות. ברמה הטכנולוגית הוכנה תשתית תוכנה מאפשרת: ממערכות שיתוף פעולה חברתי (גוגל workspace) ועד למערכות המסוגלות להבטיח נגישות ואבטחת IT (VPN) ויזמות חברתית לניהול פרויקטים, משימות וניטור נלווה, ועד חשיבה מחודשת על טכנולוגיית סביבת העבודה עם מערכות wifi, המופצות בהדרגה בכל המשרדים, מערכות הדפסה חכמות ומערכות ועידות וידאו.
ש: האם השקעה באימון היא הכרח או הזדמנות?
ת: הייתי אומר את שניהם. למעשה, הדיגיטל דורש עדכון מתמיד, אך הכשרה יכולה לייצג רגע של צמיחה אישית וקבוצת עבודה. במהלך הנעילה, שיפרנו את רגעי האימון, הודות לשימוש במצב e-learning. בנוסף לקורסים לגיבוש ידע ומיומנויות, כללנו גם השתלמויות בנושאים חשובים לא פחות: כמו חוסן וניהול מתחים בשעת חירום. הכשרה הוכיחה את עצמה כאמצעי לשמירה על קשר עם העובדים, תוך הפחתת תחושת הבידוד.
ד: יש כאלה שמקשרים בין עבודה חכמה למצב חירום, כאלה שמציינים את דרך העבודה הזריזה כנדרש לעתיד. מה אתה חושב?
ת: הכנסת Smart Working אפשרה להעלות את המודעות בקרב העובדים לדרך עבודה חדשה ובאופן כללי הגמישות זכתה להערכה רבה שכן היא מאפשרת ליישב טוב יותר את זמני העבודה עם הפרטיים.
ניתן לסכם בעיקר את היתרונות העיקריים בהם נתקל הצוות באופן הבא:
● זמינות רבה יותר של זמן פנוי;
● ריכוז רב יותר;
● חיסכון כלכלי;
● אחריות רבה יותר ואוטונומיה.
יתר על כן, עובדי ACI העריכו מיד את החיסכון בזמן הנובע מהדיגיטציה של פעילויות רבות (כגון הדפסה, ארכיון) והעריכו באופן חיובי את האפשרות להתמסר לפעילויות בעלות ערך מוסף גדול יותר (כגון סיוע/ייעוץ לאזרחים וסוכנויות של נוהלי רכב, יחסים עם גופים אחרים / PPAA, פרשנות חקיקה, הצעות עם תוכן חדשני חזק) עם התאוששות נטו של יעילות הייצור, הפחתת זמנים ובטיחות רבה יותר. עבודה חכמה הובילה אפוא להתמקצעות וצמיחה רבה יותר של כוח האדם, עם עלייה בשביעות הרצון הנמדדת באמצעות השאלונים הנוגעים לרווחה ארגונית המוכנים מדי שנה על ידי המינהל.
עם זאת, האופי החריג של תקופת החירום הבריאותית הראה לנו גם את הצד האפל של עבודה חכמה. בחלק מהמקרים נמצא עומס עבודה והארכה מוגזמת של שעות העבודה. לפעמים בשלב החירום נעשה יותר שימוש בעבודה מרחוק מאשר עבודה חכמה במגרש.
אזרחים של נהגים שפונים ל-ACI הביעו מיד הערכה רבה לשירותים הדיגיטליים הקיימים כבר זמן מה גם ברשת וגם בפלטפורמות הניידות.
יתר על כן, השיטות החדשות להגשת שיטות עבודה מסוימות הקשורות למרשם הרכב הציבורי (PRA) באמצעות דואר אלקטרוני מאושר זכו להערכה רבה כדי להימנע או לפחות להפחית את אחוז ההצבעה בדלפקים הפיזיים של המשרדים הטריטוריאליים.
לבסוף, יש לציין כי כיום נעשה שימוש רב בשירותים המקוונים הזמינים באתר Aci.it, באפליקציית ACI Space ובפלטפורמת Auto3D החדשה שלנו. כדי לתת מספר מספרים, בספטמבר 2020 הגענו ל:
● מיליון הורדות של אפליקציית ACI Space שלנו מאז הפעלתה;
● כ-14 מיליון גישה לאתר aci.it למידע ושירותים מתחילת השנה;
● מעל 2 מיליון נרשמים בערוצים דיגיטליים מאז 2016;
● כ-220.000 עבור Auto3D מאז יולי האחרון;
● 185.000 משתמשים פעילים בשירות Alert Us (מאז השקת השירות ב-2016) המודיע לאזרחים על אירועים משפטיים-מנהליים ברכבם.
ד: הפצת התרבות הדיגיטלית, משמעותה המהפכנית מבחינת תועלות לעבודה ואיכות חיי האדם, אותה מקדמת עמותת Aidr כבר שנים, נחוץ היום יותר מתמיד.
תשובה: זה נכון. מזה זמן מה, כמנהל המעבר הדיגיטלי של ACI, אני אחראי על הפצת תרבות הטרנספורמציה הדיגיטלית בתוך הרשות הפלסטינית הזו בהתאם לקווי הפעולה שהוגדרו בתוכנית התלת-שנת של הסוכנות לאיטליה הדיגיטלית. ב-ACI מטרה זו מתממשת באמצעות ארגון של אירועי הכשרה ומידע חד-נושאים ורוחביים כדי להסביר שחדשנות אינה נעשית על ידי אדם בודד אלא מבוצעת על ידי החברה כולה.
אסטרטגיה זו וגישה זו הובילו אותנו להשיג התפתחויות משמעותיות במונחים של פלטפורמות דיגיטליות ושירותים הזמינים לאזרחים ולעובדים עצמם.
למעשה, אנחנו לוקחים בחשבון שלפני שאנחנו עובדים ברשות אנחנו אזרחים. ככזה, אנו סולדים ממינהל ציבורי לא יעיל ומעריכים שירותים דיגיטליים מהירים ללא עלות אפסית. על הרשות להקשיב לצרכי האזרח, לפרש את צרכיו הבלתי מובעים ולייצר פתרונות ושירותים המותאמים לצרכים שזוהו.
לאור זאת, אני מאמין שכדאי לארגן, גם בשיתוף עם ACI, מפגשי הדרכה והסברה לקידום הפצת התרבות הדיגיטלית ולספר את חוויות המינהלים הציבוריים השונים, חוויותיהם והפתרונות שאומצו לטובת האזרח. זו הגישה שאני ממליץ עליה.